* Toplantı yapmadan önce amacı iyice saptayın.* Toplantıya kimler katılmalı? Katılanların sayısını sınırlandırın. Yalnızca gerekli kişiler toplantıya katılmalı.* Gündemi en az 2 gün önceden dağıtın. Böylece katılanlar toplantıya daha iyi hazırlanabilecektir.* Toplantı için uygun zamanı seçin. Toplantının niteliğine uygunsa, toplantıyı öğle yemeğinden önce, işin bitiş saatinden, ya da başka bir önemli olaydan hemen önce yapın. Toplantının uzama riskini minimize edin.* Katılımcıların toplantıda bulunma sürelerini ve akışı planlayın. Siz de yalnızca katkıda bulunabileceğiniz süre için toplantıya katılın.* Toplantı için en uygun yeri seçin. Yerin kolayca ulaşılabilir olması, ihtiyaç duyulan gereçlerin bulunması ve salonun katılımcı sayısına uygunluğu son derece önemlidir.* Katılanların maaşlarını göz önüne alarak, toplantının dakikasının kaça mal olduğunu hesaplayın.* Gündemi ve toplantıyı zamanla sınırlayın. Her konunun önemine göre zaman ayırın.* Geç başlamanın maliyetini ve gündemdeki konulara ayrılacak zamanını önceden belirleyin. Toplantı Yürütülürken* Toplantıya vaktinde başlayın. Katılacakları bu konuda uyarın ve bu uyarınızı uygulayın.* Toplantıya gündemle başlayın ve ondan uzaklaşmayın. "Bu toplantının amacı... Buraya, ...için toplandık... Bundan sonra karar vereceğimiz konu..."* Toplantıyı aksatacak kesintileri önleyin. Telefon trafiğini, giriş, çıkışları engelleyin. Bunlara ancak çok acil durumlarda izin verin.* Toplantılarda sıklıkla ana amaçtan sapılır. Konunun dağılmasına izin vermeyin.* En önemli konuları gündemin başına alın, birbiri ile ilintili konuları önem derecesine ve akışa uygun olarak gündeme koyun.* Amacınıza ulaşın. Toplantının hedefi neydi? Bu başarıldı mı?* Hatırlatmak ve herkesin fikir birliğini sağlamak için, sonucu ve dağıtılan görevleri tekrar belirtin.* Toplantıyı önceden tayin ettiğiniz zamanda bitirin.* Toplantı sonrasında ise toplantı tutanağını ivedilikle hazırlanmasını sağlayın. Tutanak, toplantıdan en az 24, en geç 48 saat sonra tamamlanıp dağıtılmalı.Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için, Hürriyet İnsan Kaynakları Gazetesi’nden derlenmiştir.www.yenibiris.com
