Seyahatiniz öncesinde amacınızı ve hangi hedeflere ulaşmak istediğinizi belirlemelisiniz. Seyahatiniz esnasında ziyaret edeceğiniz kontak kişiler ile bu konularda mutabakata varmalısınız. Aynı zamanda seyahatinizde iş dışında yapmayı planladığınız konularda da bir planlama yapmanız boş vakitlerinizi nasıl değerlendirebileceğiniz konusunda da size yardımcı olur. Gezinizin tümünü bu hedefleri aklınızda tutarak planlayın.

Hazırlık Aşaması
Bütün toplantı ve prezentasyonları dikkatle planlayın. Görüşme yapacağınız şirket, kuruluş ve kişilerle ilgili tüm bilgileri toplayın. Gerekirse görüşeceğiniz kişilerle daha önce yapılmış görüşmeler, önceki düzenlemeler ve diğer işlerle ilgili bilgi alın.

Yazılı malzemeyi uygun şekilde dosyalar halinde hazırlayın. Gerekiyorsa malzemeyi görüşeceğiniz kişilere önceden yollayın. Daha önce hiç görmediğiniz bir ülkeye gidiyorsanız, yerel koşullarla ilgili bilgi edinin: Nüfuz, coğrafya, dil ve iletişim biçimleri, kültür, din, tarih, politik sistem, ekonomik koşullar vb.

Seyahatteki Ofisiniz
Gereksinim duyacağınız her şeyi yanınıza aldığınızdan emin olun (Kağıt, kalem, etiket, kartvizit, broşür, telefon numarası ve adres listeleri, klasör, organizatör dosya, taşınabilir bilgisayar ve diğer büro malzemeleri). Yolculuk sırasında gerekebilecek tüm malzemeyi el çantanızda bulundurun. Yolculuk ve bekleme sürelerini verimli bir biçimde değerlendirebilmek için yanınıza bu sürede ofiste incelemeniz gereken bazı evrakları da alabilirsiniz veya bu doğrultuda planlama yapabilirsiniz.

Güvenlik
Seyahatin güvenliği konusunda farklı açılardan önlemler almanız ve planlama yapmanız mümkündür. Eğer kalabalık bir grubun seyahati söz konusu ise; bir şirketin anahtar pozisyonundaki tüm çalışanların birlikte seyahate çıkmasına izin vermeyin. Kapsamı, koşullara uygun bir seyahat sigortası sağlayın. Ve planların aksamaması için seyahat sırasında hastalıklardan korunmaya çalışın. Gerekli aşıları yaptırın ve yanınıza sağlık çantası alın.

Seyahat Programınız
Ayrıntılı bir program hazırlayın. Yolculuk takvimi, ulaşım, oteller, isim listesi, telefon numaraları ve adresler gibi, gezinizle ilgili tüm bilgileri programınızda belirleyin. Seyahat programınızın birer kopyasını sekreterinize, mesai arkadaşlarınıza, eşinize, santral görevlisine ve görüşeceğiniz kişilere verin.

Yolculuğunuzu, varacağınız yere dinlenmiş olarak ulaşacak şekilde planlayın. Mümkünse, vaktinizi gereksiz beklemelerle geçirmekten kaçının. Gidiş ve dönüş zamanlarını öyle planlayın ki, yolculuk süresi çalışma sürenizin mümkün olduğu kadar kısa bir bölümünü alsın. Mümkün olduğunca az sayıda iş gününü bölün.

Kendi Cephenizi Hazırlayın
Seyahate çıkmadan önce "kendi cephenizde her şeyin düzgün gittiğinden emin olun. Şirketinizde bulunmadığınız süre içinde ortaya çıkan iş konularıyla ilgilenmek üzere uygun bir yedekleme sistemi kurun. Yokluğunuzda kendi cephenizin size gerekli desteği sağlayacak durumda olduğundan emin olacak şekilde durumu kontrol edin.

* Seyahat için hazırladığınız tüm dokümanın bir kopyasını iş yerinize bırakın.

* Yokluğunuzda işlerin nasıl yürütüleceğine dair düzenlemeler yapın.

* İş yerinizle temasınızı sürdürmek üzere bir plan yapın. Bu iletişimin nasıl hangi zamanlarda sağlanacağına karar verin.

* Seyahatin ardından işe dönmenizden hemen sonraki dönemi planlayın.

* Gezinizle ortaya çıkan işlerin takibi için yokluğunuzda biriken işleri ele almak üzere iş dönüşünüze zaman ayırın.

Kontrol Listeleri
Seyahat kontrol listeleri hazırlayın ve kullanın. Eşya hazırlama, gezi hazırlıkları ve ilgili tüm konularla ilgili kontrol listeleri hazırlayın.

Özellikle sık seyahat eden biriyseniz, önceden hazırlanmış bazı malzemeleri el altında hazır bulundurmanız iyi bir fikir olabilir. Makyaj çantası, hafta sonu çantası, sağlık çantası,  seyahatteki ofisiniz ve gezilerde kullandığınız diğer yardımcı malzemeler. Örneğin adaptör, elektrikli aletler, fişler, sökük dikme malzemesi vb.

Bu çantaları her seyahatten sonra kontrol ederek eksikleri tamamlamayı unutmayın.

Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için, Business Travel in Turkey dergisi yazılarından derlenmiştir.