Toplam kalite yönetiminin organizasyonda uygulanması için “kurumsal yapılanma” (örgütlenme) önemlidir. Toplam kalite yönetimi uygulamasında başarı için oluşturulabilecek başlıca çalışma gruplarını 4 t ana grupta toplamak mümkün;

Üst düzey kalite yönetim komitesi: Üst düzeyde yöneticilerden oluşacak bu komitenin amacı, organizasyonda toplam kalite yönetimi çalışmalarına yön vermek olmalı. Üst düzey kalite yönetim komitesi, organizasyon liderinin ya da başkanının öncülüğünde çalışmaları yürütmeli ve yakından izlemeli.

Stratejik kalite planlama komitesi: Üst ve orta düzeyde yöneticilerden oluşacak bu komitenin amacı, toplam kalite yönetimi için stratejik planlamanın hazırlanması ve strateji ile ilgili diğer önemli konularda karar alınması ve geliştirilmesi olmalı. Organizasyonda vizyon bildirgesinin hazırlanması görevi stratejik kalite planlama komitesine ait olmalı. Aynı şekilde organizasyonda stratejik karar ve seçimlerin yapılmasında bu komitenin çok önemli bir sorumluluğu bulunur.

Kalite geliştirme çalışma grupları: Müşteriler, organizasyona bağlı birimlerden temsilciler, satış ve dağıtım hizmetlerinden temsilcilerin katılımı ile oluşturulacak çalışma gruplarının amacı organizasyonda kalite geliştirilmesine yönelik projelerin izlenmesidir.

Bağımsız çalışma grupları: Organizasyonda ilk düzeyde yöneticilik görevini üstlenenler ile çalışanların katılımı ile oluşacak bu çalışma gruplarının amacı spesifik kalite geliştirme programlarını uygulamak olmalıdır. Kalite çemberleri, öneri grupları vb. çalışma grupları bu gruba dahildir.

Önemle belirtelim ki, organizasyonlarda toplam kalite yönetiminin uygulanmasından sorumlu olacak birimler konusunda bir standart bulunmuyor. Her organizasyondaki örgütlenme modeli farklı olabilir.

Kalite konseyi, genel olarak organizasyonda en üst düzeyde karar ve çalışmaları izleme  organıdır. Bu konseyde organizasyonun yönetim kurulu başkanı ve üyelerin tamamı ya da bir kısmı yer alabilir. Kalite yürütme komitesi ise toplam kalite yönetimi çalışmalarını üst düzede koordine eden  ve çalışmaları yürüten organdır. Kalite yürütme komitesi; üst ve orta yönetim kademelerinde görev yapan yöneticilerden oluşabilir.

Fonksiyonlararası çalışma grupları ise toplam kalite yönetimine özgü özel bir çalışma grubudur. Farklı departmanlarda çalışan kişiler aynı çalışma grubu içerisinde yer alarak, kalite geliştirme, kalite planlama ve kalite kontrol çalışmalarını yürütür. Kalite iyileştirme çalışma grupları, yalnızca departmanlarda kaliteden sorumlu kişilerin katılımı ile oluşturulabilecek olan bir çalışma grubudur.

Kalite çemberleri ise organizasyonda farklı departmanlarda gönüllü katılıma dayalı olarak oluşturulacak olan çalışma gruplarıdır. “Kendi kendini yöneten takımlar” da kalite çemberlerine benzer bir kalite çalışma grubudur.

Toplam Kalite Yönetiminin Uygulanma Süreci
Toplam kalite yönetimini uygulama sürecinde ilk yapılması gereken şey; üst yönetimin kalite konusunda bilgilendirilmesi ve üst yönetimin kalite konusunda kararlılığının ortaya konulmasıdır. Lider ve üst yönetimin kararlılığı ve inancı olmaksızın toplam kalite yönetimini uygulamak ve bunda başarı elde etmek mümkün değil.  İkinci adım olarak, toplam kalite konusunda organizasyonda bir ‘kalite vizyonu’ ve ‘kalite felsefesi’ oluşturulmalı. Üçüncü adım olarak toplam kalite konusunda organizasyonda üst yönetimde bir Kalite Konseyi oluşturulmalı. Bundan sonra organizasyonda müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi, stratejik kalite planlamasının hazırlanması, kalitenin geliştirileceği alanların tespit edilmesi gerekli. Toplam kalite konusunda organizasyonda sürekli eğitim son derece önem taşır. Yine bir diğer önemli konu olarak organizasyonda performans değerlendirilmesi ve ölçülmesi önem taşır.

Toplam kalite yönetiminde en iyi uygulamaların adaptasyonu (bencmarking), süreç iyileştirme ve sürekli kalite geliştirme çalışmalarının yapılması gerekli.

Önemle belirtelim ki, organizasyonlarda toplam kalite yönetiminin uygulanması süreci ile ilgili olarak standart bir format bulunmuyor. Her organizasyonda uygulama sürecinde izlenecek aşamalar ve adımlar farklı olabilir.

Burada tekrar belirtilmesi gereken husus şu: Toplam kalite yönetiminin başarıyla uygulanması için en başta konu hakkında bilgilenme ve bununla birlikte kalite konusunda lider ve üst yönetimin inancı ve kararlılığı gerekli.

Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için derlenmiştir.

www.kaliteofisi.com