Bir şirketin kendi faaliyet birimleri ve dış âlemle yaptığı yazılı iletişimin sağlıklı, hızlı ve güvenilir olması çok önemli. Bunun için, yazışma kural ve ilkelerinin tespit edilmesi ve yetkili kurulların onayıyla şirket mevzuatı haline getirilmesi gerekir.
Çağdaş yazışma usullerini yansıtmak şartıyla, şirketin kendine has bir yazışma usulü, hatta orta-uzun vadede geleneğinin olması kurumsallaşma öğelerinden biridir. Yazılı iletişimin kapsamı, yazılan veya basılan her türlü yazı ve grafiktir. Şirket yazışmaları iki tür ortamda yürütülür. Birisi, klasik şekilde, kağıtla yapılanıdır ki, bunlar daktilo veya bilgisayarda tapajlanır. Diğeri ise elektronik ortamda yapılan yazışmalardır. Elektronik yazışma, e-posta adresleri arasında cereyan eder. Yazışma istenirse, e-ortamda muhafaza edilir; istenirse yazıcı denilen araçlarda kâğıda aktarılarak klasik usulde dosyalanır. Faks yazışmaları bu iki tür yazışmanın ortasında yer alan ve her ikisinin de bazı özelliklerini taşıyan bir mesajlaşma türüdür. Faks mesajları ancak teyit edildikten sonra resmiyet kazanır. Günümüzde, faks mesajları da yazılım desteğiyle elektronik ortama taşınmıştır.

Elektronik ortamda yazışmanın geleneksel yazışmaya göre çok daha hızlı olduğu ve bilgi alışverişini çok artırdığı malumdur. Ama, şirket için belge akışı (bilgi akışına göre) daha yaşamsal, daha zaruri bir olaydır. Çünkü, şirket yasal bir varlıktır ve yasalara uygun çalışmalıdır. Mevcut kanunlara göre, sadece ıslak imza taşıyan yazılar ’belge’ niteliğinde olduğundan, şirket hayatında postayla yapılan klasik belge nakilleri (istisnalar hariç) hâlâ alternatifsizliğini koruyor. Görülen o ki, e-postanın kâğıtla, zarfla yapılan geleneksel komünikasyona hakimiyeti ancak e-imzanın yasallaşması ve yaygınlaşması ile mümkün olacak. Ancak, e-yazışmanın şirket yönetimi tarafından mutlaka bir prosedüre bağlanması ve sıkı bir şekilde kontrol altında tutulması şarttır. Aksi takdirde, işletmeye ait ticari sırların dışarıya sızdırılması, şirket hesaplarından usulsüz ödemeler yapılması ve hackerların saldırısına uğramak gibi rizikolarla karşılaşılır.

Hangi ortam veya aletle olursa olsun, bir şirket açısından sağlıklı yazışmanın kural ve ilkeleri vardır. Yazışma kısa, basit ve amaca yönelik olmalıdır. Bu bağlamda, daha etkileyici olduğunu zannedip, uzun ve gösterişli cümlelerden kaçınılmalı, eş anlamlı kelimelerden en kısa olanı tercih edilmeli, kelime ve ifade tekrarına gidilmemelidir. İlke olarak, imlası düzgün, yaşayan Türkçe ile yazılmalı, yabancı sözcük ve deyimlere yer verilmemelidir. Ancak, dilimizde karşılığı bulunmayan yabancı dile ait teknik deyimler istisna teşkil edebilir. Türkçe gramere dikkat etmeli, cümle yapısında özne-fiil uyumu sağlanmalı, büyük harfler yerli yerinde kullanılmalı ve demode sözcük ve deyimler terk edilmelidir.

Şirket içi yazışmada, ast, üste ’arz ederim’ veya ’sunarım’, üst, asta ’rica ederim’ sözcükleriyle bilgi ve istek bildirmelidir. Eşit mevkidekiler birbirine ’rica ederim’ diyebilir. Kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen yazılarda ’arz ederim veya sunarım’ kalıbı uygundur. Ama, yazan ve yazılan her kim olursa olsun, her mektup veya mesaj metni, ’Saygılarımla’ kelimesiyle son bulmalıdır. Yani, yazışmada terbiye unsuru daima önceliklidir. İlginçtir ki, insanlar e-posta yazarken, dilbilgisi kuralları ve âdâb-ı muaşereti ihmal etmeye meyleder. Halbuki, e-postanın normal mektuptan tek farkı, elektronik ortamda alıcıya gönderilmesidir. Dolayısıyla, teknik farklılıklar bir yana, e-yazışma da klasik, kâğıtla yazışmayla aynı kurallara tabidir. Zaman içinde gelişen çağdaş iş yazışmaları artık eskisinden daha az resmi, daha çok samimi ve eskiye göre konuşma diline daha yakındır.

Kaliteli ve etkin yazışma bir sanattır; bilgi, deneyim ve konuya hakimiyet ister. Ancak, hatırlatmak isterim ki, iyi yazışmanın asıl sırrı çok okumakta gizlidir.

 
Kaynak : Zaman Gazetesi