170 insan kaynakları profesyoneline, önümüzdeki yıllarda alanlarında gerçekleşecek ilk 10 gelişmenin sorulduğu araştırmanın sonucunda ortaya çıkan gelişmelerden ikisinin teknoloji ile ilgili olması çarpıcı: “Çalışanlar ile iletişim için teknolojinin kullanılması” ve “Çalışanların performanslarının takibi için teknolojinin kullanımı”.

İnsan kaynakları alanında kullanılan teknoloji, önceleri sadece bordro hesaplamalarına yönelikken şimdi insan kaynakları bilgi sistemlerinde çalışanlara ait her türlü bilginin saklanması mümkün olabilmekte: kimlik bilgileri, eğitim durumu, katıldığı eğitimler ve eğitim başarı notları, bugüne kadar şirket içerisinde üstlendiği görevler ve ücreti, performans değerlendirme notu... İnsan kaynakları bilgi sistemlerine ulaşım sadece insan kaynakları çalışanları ile de sınırlanmıyor, çalışanlar sistemde kayıtlı özlük bilgilerine ulaşarak izinlerini, ücretlerini kontrol edebiliyor, yanlış kayıtları düzeltebiliyorlar; yöneticiler çalışanlarıyla gerçekleştirdikleri performans değerlendirme görüşmelerinin sonuçlarını ilgili ekranlara kullanıcı adları ve şifrelerini kullanarak tanımlayabiliyorlar.

Elektronik insan kaynakları uygulamaları ile sunulabilecek insan kaynakları hizmetlerinden bazıları şöyle sıralanabilir:

Personel bilgilerinin yayınlanması: Özlük bilgileri, görev yeri ve bölümü, nitelikleri

Performans Yönetimi : 360 derece performans değerlendirme uygulamaları, çalışanlara hedef verilmesine yönelik bilgiler, performans değerlendirme

Ücret Yönetimi: Ücret bilgileri, ödül sistemi, ek menfaatlerin yönetimi

Eğitim Yönetimi: e-Learning uygulamaları, eğitim katalogları, online eğitim kayıtları

Çalışan Memnuniyeti Araştırmaları

Kariyer Yönetimi: Kariyer yolları, açık pozisyonlar

İletişim: Şirket hakkında bilgiler, insan kaynakları bölümlerine sıklıkla yöneltilen sorular ve cevapları, çalışan anketleri

Şirket prosedürleri, görev tanımları, organizasyon şemaları

Masraf ve zaman takibi

Neden Tercih Ediliyor?
İnsan kaynakları teknolojileri, şirket içinde bölümler/kişiler arasında akan bilgi, form ve onay trafiği yükünü azaltıyor ve zamanın etkin kullanımını sağlayarak kurumsal kaynak planlama (ERP) programları ile şirketin iş süreçlerinin verimliliğini artırmaya destek oluyor. Bu uygulamalar ile insan kaynaklarının şirket içi danışman olarak stratejik rolü ön plana çıkarken, insan kaynakları profesyonelleri operasyonel işlerin yükü ile fazla zaman kaybetmiyor. $7.000’lık bir yatırım ile teşvik sistemini elektronik ortama aktaran bir yazılım şirketinde, sistemin uygulamaya alınması ile insan kaynakları çalışanları zamanlarını daha etkin kullanabilmişler ve elektronik teşvik sistemi ile şirkete $600.000’lık yeni iş yaratılmış.

Dünya çapında 145.000’den fazla çalışanı bulunan uluslar arası bir şirket, çalışanları ile iletişimi artırmak ve onların katılımını sağlamak konusunda teknolojiyi kullanmayı tercih etmiş.

Çalışanlar şirketleriyle ilgili son haberleri kendilerine elektronik olarak ulaşan bir yayın ile alırken, elektronik anketler yapılarak çalışanların nabzı tutuluyor ve olaylara yaklaşımları inceleniyor. Yayınların elektronik olarak yapılmasından bu yana çalışanlardan geribildirim almaya başlandığı ifade ediliyor.

Teknoloji alanında faaliyet gösteren bir diğer şirket, çalışanlarına çeşitli insan kaynakları uygulamalarını intranet üzerinden sunuyor ve diğer insan kaynakları uygulamalarını da elektronik ortamda devreye almak için çalışmalar yürütüyor. İnsan kaynakları intraneti aracılığıyla farklı ülkelerde ücret, performans, eğitim yönetimi gibi uzmanlık alanlarında görev yapan insan kaynakları çalışanları birbirleriyle görüş alışverişinde bulunuyor. Intranet üzerinde e-Learning merkezleri ve rutin insan kaynakları işlemlerinin yürütülmesi için ortak hizmet merkezi bulunuyor. Farklı birimlerde ve merkezden uzak lokasyonlarda bulunan çalışanlar insan kaynakları bölümüne sorular yöneltebiliyorlar. 'İnsan Kaynakları Intraneti'projesi öncesinde iş birimleri ve bölgeler arasında insan kaynakları uygulamalarında farklılıklar olduğu ve şirketin çok güçlü olduğu bir ülkede 5 farklı tedarikçiden alınmış bordro programlarının kullanıldığı biliniyor.

Şirketin e-insan kaynakları uygulamaları, temel insan kaynakları süreçlerini (eleman temini, ücret/ek fayda yönetimi, performans yönetimi, eğitim/gelişim, iletişim ve insan gücü planlaması) destekliyor.

Kişilerin performansları iş sonuçları ile eş zamanlı olarak takip ediliyor, veri tabanlarından kişilerin gelişimleri için ihtiyaç duydukları eğitimler seçilerek, eğitime kayıt yapılabiliyor. İnsan kaynakları süreçleri elektronik ortamda yürütülse de, bu uygulamaların kişiler arası iletişim ve ilişkileri yok etmemesine dikkat ediliyor. Bir çok uluslararası şirketteki uygulamalara benzer olarak çalışanlar şirket intranetine özgeçmişlerini kaydedip, farklı ülkelerde açılmış pozisyonlara online başvuru yapabiliyorlar. Açık pozisyonlar ve özgeçmişler arasında otomatik eşleştirme yapan bir sistem de bulunuyor.

İnsan kaynakları uygulamalarının elektronik ortama geçirilmesi için üst yönetimin desteğinin alınması ve özellikle insan kaynakları ve bilgi teknolojileri bölümlerinin işbirliği içerisinde çalışması gerekiyor. İnsan kaynakları bölümünün, tüm şirkete hizmet verdiğinin dikkate alınması bu nedenle de tüm bölümlerin ihtiyaçlarına ve sorularına cevap verebilecek araçlar ve sistemler tasarlanmasına dikkat edilmesi gerekiyor.

Teknoloji, insan kaynakları profesyonellerine rutin işlerin ve dokümantasyonun azaltılması ve insan kaynağını yönetirken birden fazla kaynaktan veri toplama ve bu bilgileri doğru şekilde değerlendirme olanağı sağlıyor. Birçok şirket insan kaynakları uygulamalarının elektronik ortama taşınması için adım atıyor. Elektronik insan kaynakları uygulamalarının yarattığı ve yaratacağı değer, belki de tüm iş süreçlerinin elektronikleşmesinden sonra anlaşılacak. Ancak asıl odak “insan” olduğu sürece kullanılan insan kaynakları teknolojilerinin çalışan psikolojisine olan etkisinin doğru tanımlanması ve bu doğrultuda hareket edilmesi önem kazanıyor. Tümüyle elektronikleşen süreçlerde çalışanınıza iyi bir iş çıkardığı için nasıl teşekkür edeceksiniz? Yanına giderek mi, e-posta göndererek mi?

Belgin Subaşlar Kimdir?
1999 yılında İstanbul Teknik Üniversitesi İşletme Mühendisliği Bölümü'nden mezun olan Belgin Subaşlar, Migros Türk T.A.Ş.'nde Sistem ve Organizasyon Destek Departmanı'nda uzman olarak çalışmaya başladı. 2000 yılında İnsan Kaynakları Danışmanı olarak Arthur Andersen'ın İstanbul Ofisi'ne transfer oldu. Halen Ernst & Young'da İnsan Kaynakları Danışmanı olarak çalışmaktadır. İşe adam alma, performans, kariyer, ücret ve yan menfaatler yönetimleri ile eğitim ve geliştirme projelerinde aktif rol üstlenmiştir.  

Referanslar
Workplace Forecast, A Strategic Outlook. www.shrm.org

Sosnin,Betty. Digital Newsletters ‘E-Volutionize’ Employee Communications. www.shrm.org

Greengard, Samuel. Net Gains to HR Technology. www.workforce.com

Best Practices of HR Portals. www.workforce.com

http://www.business-intelligence.co.uk/reports/ehr

 
www.insankaynaklari.com