Pazartesi sabahlarının ilk saatlerinin genelde çok verimli saatler olmadığı bilinen bir gerçek. Bu saatleri daha verimli kılmak adına, dört çalışanınızı toplantıya davet ettiğinizi varsayalım. Hepiniz taze demlenmiş çaylarınızı alarak odada buluştunuz.
Yeni bir projenin sözleşmesi geçen hafta imzalandı. Toplantıya, uzmanlık alanlarını ve yetkinliklerini düşünerek davet ettiğiniz çalışanlarınız, çaylarının ilk yudumlarını alırken ne söyleyeceğinizi bekliyor. Sizin konuyu açmanızın ardından kısa bir süre sonra suskunluklarını bozarak teker teker söz almaya başlıyorlar:
Ahmet Bey, kendini hemen proje yöneticisi konumuna oturtur ve yönetmeye hazır olduğunu söyler.
Alp Bey, projeden çok etkilenmiştir. Vakit kaybetmeden işe başlanmasının gerektiğini söylerken çok başarılı olacaklarını, takıma kimlerin katılması gerektiği hakkında düşüncelerinin de olduğunu ekler. Ardından kendi liderliğinde bu işin altından kalkabileceklerini söyler.
Aydan Hanım, birkaç dakika suskunluğunu korur. Diğerlerini dinler ve sonra söz ister. Müşteri ile tüm süreçlerin çok detaylı konuşulup konuşulmadığını sorar? Hata işi yapmamak adına tüm detayı bilmek istediğini, sözleşmeyi detaylı okumadan işe başlamanın hatalı olacağını söyler.
Ali Bey ise çok mutlu olmadığını, zaman planının çok sıkışık olduğunu hissettiğini dile getirir. Tüm işlerin söz verilen zamanda bitirilip bitirilmeyeceği hakkında kafasında sorularının olduğunu söyler ve çok detaylı bir proje planı yapmadan hiçbir şeye başlanmamasını önerir.
Tek bir olay gündemde olmasına rağmen, her çalışanın projeye yaklaşımı farklılık gösteriyor.
Bir başka Pazartesi sabahı odanızda gazetenize göz atıp çayınızı yudumlarken yöneticinizin telefon ettiği ve öğlene kadar bir raporun hazırlanmasını istediğini varsayalım... Yöneticiniz, dar zamanda raporun hazırlanmasını istediğinin bilincinde olduğunu ve detaya girilmesini istemediğini, yalnızca ön çalışmanın yeterli olduğunu, artı-eksi yüzde 10 toleransı ile çalışmanızı kabul edebileceğini söyler. Çıkacak sonuca bağlı olarak daha sonra detaylı ve kesin rapor talep edeceğini belirtir. Yine aynı dört arkadaşınızın zamanı, iş yükü müsait ve bu raporu hazırlayacak kaynaklara erişimi mevcut. Hangi kriterlere dayanarak seçim yapar ve işi delege edersiniz?
Aydan Hanım’ı görevlendirirseniz; motive olmayacak ve büyük ihtimalle işi reddetmeyecek ama şöyle düşünecektir: “Bizim patron da hep böyle ucu ucuna işler ister. Yöneticim de hiç itiraz etmeden kabul eder. Daha önce aklı nerdeydi?”
Alp Bey’e işi verdiğinizde ise; tercihinizi onun için kullandığınız için teşekkür edecek ve keyif alacağını beyan edecektir. Büyük ihtimalle odanızdan ayrılmadan önce şunları söyleyecektir: “İzin verirseniz iki arkadaştan da yardım isteyeceğim ve raporu 1- 1,5 saat sonra bitirip size teslim ederiz.’’
Peki ya Ahmet Bey’e verseniz ne olurdu? Beklemeniz gereken davranış: “Ben Alp’den rica edeyim, yanına 2 kişi alsın ve başlasın; ben de destek veririm. Kontrol eder size sunarım. Merak etmeyin yetiştiririz.”
Ya Ali Bey ne yapardı? Yanılma payının çok yüksek olacağını, önce tüm bilgileri çıkartıp doğruluğunu kontrol etmesinin gerektiğini söyleyecekti. Israr ederseniz yapacağını ama bunun kendisini mutlu etmeyeceğini, zira sonuçlarından emin olamayacağı işleri yapmaktan hoşlanmadığını belirtecektir.
Sonuç: Yöneticinin görevi karar vermek ve delege etmektir. Ya da kolları sıvayıp işi kendi çözmek?
Ancak ilk işte, yani proje yönetiminde sizin hedefiniz projenin hedeflenen kapsam, zaman, bütçe, kalite sınırları içinde bitirilmesini sağlamak. Diğer işte ise, raporun yine zamanında, tanımlı kapsam ve toleranslar içinde teslim edilmesini sağlamak. Diğer taraftan ise ekibinizde motivasyon kaybına ve çatışmalara neden olmamak, hatta çalışanlarınızı işi üstlenirken ve yaparken motive olduklarından emin olmak.
Çevresindeki kişilerin iş odaklı kişilik özelliklerini tanıyan, onların nasıl davranacaklarını önceden bilerek davranan yönetici çatışmaları kişiselleştirmez ve yansız davranışlar sergiler.
Siz, konunuzun en iyisi olabilirsiniz, uzmansınızdır. Çok çalışkansınızdır veya tuttuğunuzu koparabilirsiniz. Ancak bu yeterli olmaz. “Doğru masada doğru kişinin oturuyor olması”nı sağlamak, uzmanlık dışı yetkinliklerin de mutlaka analiz edilmesini gerektirir. Genelde yapılan hata, görev tanımlarında yalnızca kişinin neleri yapacağının tanımlanmasıdır. Bu dar tanımların yeterli olmadığı, normal seyreden iş günlerinde maalesef önemsenmiyor ve anlaşılamıyor. Anlaşıldığında ise genelde çok geç kalınmış oluyor.
Kaynak: İşte İnsan Gazetesi
www.isteinsan.com.tr
|
