İnsanın başarılı olması gerçekçi bir hedefe sahip olmasına bu hedefe yönetici tarafından izlenmesine ve kendisine geribildirim verilmesine bağlıdır. Başarıyla, alınan geribildirimlerden yararlanmak arasında yakın bir ilişki vardır. Bu ilişkiden doğan başarı duygusu da çalışanın hayatına anlam katar. Bu amaçla yöneticiler tarafından doğru verilen geribildirim çalışan için büyük önem taşımaktadır. Özellikle, çalışmalarının yöneticisi tarafından görüldüğünün ve takdir edildiğinin hissedilmesi, çalışanda yaptığı işi sahiplenmesine ve yöneticisine güven duymasına neden olur.

Günümüz iş dünyasında geribildirim vermek hem yöneticiler hem de çalışanlar için korkulu bir rüya haline geldi. Oysaki verdiği geribildirimle, çalışanların güçlü yönlerini ortaya çıkaran, çalışanların kendileriyle ilgili farkındalıklarını kazandırarak gelişim fırsatları sunan, işe karşı adanmışlık duygusu oluşturan yöneticiler, iş yerinde fark yaratan çalışanların ortaya çıkmasına olanak sağlar. Bu öneme sahip geribildirim, içerdiği bilgilerle, kişiyi eleştirmeyi değil, kişiye destek vermeyi amaçlamalıdır. Bu süreci doğru yönetmek için aşamalarını tanımlamamız gerekir. Etkili bir geribildirim sürecinin temel aşamaları ise şöyle sıralanabilir:

* Geribildirim süreci doğru zamanlanmış olmalıdır. Konunun üzerinden uzun zaman geçmeden ancak duygular yatıştıktan hemen sonra verilmelidir.

* Çalışanın kendisini güvende hissedeceği bir ortam oluşturulmalıdır.

* Yönetici, çalışanın ilgi ve dikkatinin geribildirim verilecek konu üzerinde odaklanmış olduğundan emin olmalıdır.

* Çalışanın görüşlerini ve olayla ilgili kendi değerlendirmelerini anlatmasına imkan verecek bir ortam oluşturulmalıdır.

* Geribildirim ne çok fazla, ne de çok az bilgi içermelidir. Somut verilere dayalı olmalı ve çalışanla ilgili elde edilen bilgilerin doğruluğundan emin olunmalıdır.

* Aynı anda çok şey söylemek, gereğinden fazla bilgi vermek çalışanın verilmek istenen mesajı net olarak algılayamamasına neden olabilir.

* Geribildirim sırasında çalışanın kişisel özelliklerine yönelik değil, iş performansına etki eden davranışa odaklanılmalıdır.

* Ortaya koyulan önerilerin, iş performansına nasıl yansıtılacağına dair somut, gerçekçi örneklerin verilmesine dikkat edilmelidir.

* Geribildirim açık, net ve anlaşılır mesajlar içermelidir.

Etkili geribildirim her zaman olumlu olmak zorunda değildir, olumsuz geribildirim verirken;

* Çalışanın görüşme sırasında savunmaya geçmesini engelleyecek şekilde, davranışa yönelik olumlu ve somut örneklerle giriş yapılmalıdır.

* Çalışanın “neyi yanlış yaptığına” değil, geliştirmesi gereken özelliklerine odaklanılmalıdır. Bu özelliklerin  “fırsata nasıl çevirebileceğine” ilerisi için neler vaat ettiğine yönelik bilgiler verilmelidir.

* Yöneticinin geribildirim sırasında kendisinin ve çalışanın olumsuz duygusunu kontrol etmesi gerekir.

* İletişim tarzının sert, iğneleyici, suçlayıcı, hesap soran şekilde olmamasına dikkat etmelidir.

* Geribildirim çalışanda kırgınlık, kızgınlık duygusu yaratmamalıdır.

* Geribildirim alan çalışan bazı olumsuz tepkiler verebilir ve bunlar geribildirimin amacına ulaşmasını engeller.

* Çalışan kendisine verilen geribildirimle aynı fikirde olmayabilir ya da belirtilen görüşlere katılmayabilir. Bunun önüne geçmek için çalışana mümkün olduğu kadar somut örnekler verilmeli, açık fikirli olunmalıdır.

* Çalışan geribildirim konusunda ilgisiz veya kayıtsız olabilir. Bu konuda çalışanı çözüm bulma sürecine katmak bunun yanında yazılı bir söz almak uygun olur.  Tüm bunlardan sonra çalışanın gelişimi takip edilmelidir.

* Çalışan duygusal travma yaşayabilir.(çok üzülebilir ve hatta ağlayabilir) Bu durumda çalışanı dinlemek ve empati kurmak önemlidir. Ancak görüşme sona erdirilmemeli, kişi rahatladıktan sonra görüşmeye devam edilmelidir.

* Çalışan öfkelenebilir. Öfkelenen çalışanla empati kurulmalı ancak sergilenen öfkenin bir silah olarak kullanılması engellenmelidir. Kendisiyle aynı tarafta olunduğu hissettirilmelidir.

* Çalışan geribildirim verenin bu hakka sahip olmadığını düşünüyor olabilir. Geribildirim veren kişi çalışana, güven duygusu ve aynı amaç için beraber çalışıldığını hissettirmelidir.

İyi yapılanmış, amacı somut olarak ortaya konmuş, objektif kriterlere dayanan güvenilir bir ortamda verilen geribildirim, çalışanın yöneticisine güven duyması açısından önem taşımaktadır. Yaratılan bu güven çalışanda adanmışlık duygusunun artmasına ve yaptığı işte anlam yaratacak çalışmalarda etkin rol almasına neden olur.

Kaynak: Bu yazı, Kolay iletişim tarafından, KobiFinans için, Seher Önelge’nin Kaynak dergisinde yayınlanan yazısından derlenmiştir.