Büyük gruplar ile özdeşleştirilen insan kaynakları, aslında KOBİ’lerin en önemli gündem konularından biri. Yönünü geleceğe çeviren her KOBİ’nin öncelikle bu konuya odaklanması gerekiyor.

Yabancı sermaye geliyor, birleşmeler ve satın almalarla dış rekabetin yanı sıra iç rekabette de koşullar her geçen gün ağırlaşıyor, dış pazarlara açılmak için yeni ürünler/hizmetlerle fark yaratmak gerekiyor. Teknoloji yatırımları bir tarafa, bu konuya hakim eleman istihdam etmek de ayrı bir yatırım konusu olarak gündeme taşınıyor. Bunun yanında yabancı yatırımcılarla iş yapmak, büyükten küçüğe tüm işletmeler için en cazip fırsatlardan biri. Fakat onlarla aynı dili konuşan, aynı sistemlerle çalışan, aynı kurumsallaşma kriterlerine sahip olan firma sayısı ne yazık ki çok az. Ve bu tür grupların birlikte çalışacakları iş ortakları için de profesyonel anlamdaki kriterleri hayli fazla... Tüm bunların üzerine, bankacılık sektöründe radikal bir değişim yaratacak olan Basel II kriterlerinin kredi koşullarında da insan kaynakları, yönetim, teknoloji gibi konuların listenin en üstün sıralarına yazıldığını görüyoruz. En yalın anlatımıyla Basel II işletmelere "Profesyonelleşmediysen, kurumsallaşmanın ne olduğunu bilmiyorsan, insan kaynakların zayıfsa, krediyi de ancak yüksek faizle kullanabilirsin" diyor. İşte tüm bu saydıklarımız, doğrudan ya da dolaylı olarak aynı paydada birleşiyor: İnsan kaynakları!

KOBİ’ler İçin İnsan Kaynakları Vazgeçilmezdir
Aslında satırbaşlarıyla ele aldığımız bu konulara hiçbirimiz yabancı değiliz. Türkiye’de insan kaynaklarının varlığının ya da bu yöndeki uygulamaların, bugüne kadar büyük şirketler dışında somut bir şekilde gerçekleştiğini söylemek ne yazık ki mümkün değil. Bunun nedenleri de elbette çok net bir şekilde karşımızda duruyor: Türk ekonomisinin temelini oluşturan KOBİ’lerin çoğunun temeli aile yönetimi yapısına dayanıyor. KOBİ’ler mevcut yapıları ve olanaklarıyla insan kaynaklarına odaklanmakta ve yatırım yapmakta zorlanıyorlar. Bunun yanında tüm Türkiye’yi düşündüğümüzde insan kaynaklarının öneminin henüz tüm taraflarca net olarak algılanmış olmadığını görüyoruz. Öte yandan Türkiye’nin nitelikli insan kaynağı, çoğunlukla büyük ve tanınmış gruplarda çalışmayı tercih ediyor. Bu gruplar ekonomik ve sosyal imkanları, pazarlama güçleri ile cazibelerini arttırıyorlar. Bunun üzerine bir de yabancı sermayeli şirketlerin sayısının her geçen gün artması, insan kaynakları piyasasını da “yüksek nitelikli eleman” konusunda hareketlendiriyor. Ancak tüm olumsuzluklara rağmen, son yıllarda yaşanan gelişmeler, KOBİ’lerin de bu konuda yabana atılmayacak girişimlerde bulunduğunu gösteriyor.

Fortune Kariyer ve Eğitim Danışmanlık Hizmetleri Yönetici Ortağı Ayşen Arıduru, bugüne kadar yaşanan durumu ve KOBİ’lerde insan kaynaklarının kritik önemini şöyle özetliyor; "Küçük işletmelerde tüm işletme fonksiyonları bir veya birkaç kişi tarafından yürütülüyor. Bu fonksiyonları organizasyon içinde yürütecek yeterli kadro maalesef oluşturulmuyor. Orta ve büyük ölçekli işletmeler, işletme fonksiyonlarıyla ilgili faaliyetlerinin her birinin gerçekleştirilebilmesi için ayrı ayrı yöneticilere ihtiyaç duyarlar, oysa küçük işletmelerde bu faaliyetler tek bir yönetici veya işletme sahibinin kendisi tarafından yürütülüyor. Küçük işletme yöneticisinin elinde, insan kaynağı, sermaye, makine, yöntem ve zaman olarak kısıtlı kaynaklar bulunduğundan, etkili yönetim becerileri daha büyük bir önem taşıyor. Bu nedenle küçük işletmeler kaliteli işgücüne ve güçlü yöneticilik özelliklerine sahip olan çalışanlara aslında herkesten daha fazla ihtiyaç duyuyorlar. Bunun yanında planlamaya da ne yazık ki gereken önem verilmiyor, ancak bu konu onlar için önemli bir yere sahip olmalı. Kısıtlı kaynaklarla çalışıyorlar, planlama yapmadıklarında ortaya çıkacak zararları karşılayacak güce sahip olamadıklarında ise zor günler başlar. Unutmamak gerekiyor ki, sürekli değişen pazar koşulları ve küreselleşme süreci içinde, bilgi akışını sağlıklı, doğru ve kapsamlı bir şekilde alabilen, bu bilgiyi doğru yerde ve doğru zamanda kullanabilen işletmeler rekabette üstünlük sağlar."

İsteyen Çıkış Yolunu Buluyor
Arıduru’ya göre KOBİ’ler, tüm bu olumsuz tabloya rağmen, insan kaynağının, nitelikli işgücünün şirkete olan faydasına "inanma" döneminde. Koşullar elbette ağır fakat çıkış yolu da mutlaka bulunuyor. Arıduru bu konuda diğer KOBİ’lere örnek olacak bir başarı öyküsünü şöyle anlatıyor; "Mobilya sektöründe farklı bir fikir geliştirerek, tüm riskleri göze alarak herşeyini ortaya koyan, inançla üretime geçen bir girişimciden bahsetmek istiyorum. Ekonomik zorluklar, projeyi finanse etmekteki yetersizlikler, işin zorlukları, sektörel sıkıntılar vb. ile başbaşa olan bu kişi  aynı zamanda yalnız biriydi. Fikrinin peşinden gitmesi, tüm olanakları zorlaması, mücadele gücü, çabası ve isteği, onu en sonunda hayal edilemeyecek bir başarıya ulaştırdı. Bu noktada başarısındaki en kritik yönü doğru bir ekip kurmasıydı. Ekip üyelerini ikna etmesiyle, uyumu sağlamasıyla, motivasyon gücüyle, birlikte büyümek doğrultusundaki kararlılığıyla, "kazan-kazan" ilişkisi ile yola çıkarak takım ruhunu oluşturmayı başardı ve ekibi peşinden sürükledi. Tüm zorluklara rağmen devam etmeyi başardılar ve inançlarını hiç kaybetmediler. Bugün ürettiği ürünleri, yurtiçi ve yurtdışı olmak üzere  farklı pazarlara satıyorlar, franchising noktasına geldiler, yeni iş alanlarına girmek konusunda aktifler. Ve birlikte yola çıktıkları kişilerle de ortaklık yapısına gidiyorlar. Sıfırdan var olan, fikir aşamasından yola çıkan bir projenin nasıl hayata geçtiği, doğru insan kaynağı ve yönetimle nasıl büyüdüğü bu örnekle gözler önüne seriliyor. Ortaya çıkan tablo, başarı, somut bir iş, kazanç, tedarikçilere fayda, tüketicilere yeni bir opsiyon vb... Dolayısıyla, hiçbir şey imkansız değildir."

Eleştirmek Yerine Çözüm Geliştirmeli
Türkiye Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler, Serbest Meslek Mensupları ve Yöneticiler Vakfı (TOSYÖV) Adana Şube Başkanı ve Tavaş Yem Sanayi Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Erel, kendi firmasının da bir KOBİ olduğuna dikkat çekerek insan kaynaklarında başarının sırrının eğitimden geçtiğinin altını çiziyor. Erel’e göre, bu konuda bir çözüm geliştirmeye odaklanıldığında yol haritası da ortaya çıkıyor; "Firmamızda santral görevlisi olarak görev yapan bir çalışanımıza eğitimini bitirmesi konusunda destek oldum. Bu destekle üniversite eğitimini tamamladı. Şu an asistanlığımı yapıyor. Bu konu her zaman büyük gruplara maledilir, ancak bana göre KOBİ’lerin en değerli özsermayeleri çalışanlarıdır. Ancak bu noktada, her KOBİ’nin kendine özgü bir insan kaynakları sistemi geliştirmesi daha sağlıklı bir yoldur. Yurtdışında ya da büyük gruplarda başarılı olan insan kaynakları uygulamalarının KOBİ’lerde de aynı ölçüde başarılı olacağına inanmak yerine lokal çözümler bulmaya çalışılmalı. KOBİ’ler bu konunun çok büyük, karışık  ve sistemli bir çalışma ve yatırım gerektiğini düşünerek çekimser bir tavır takınıyorlar. Bu nedenle, onları eleştirmek yerine, çözüm için el ele vermek gerekiyor. İnsan kaynakları yöneticileri ise öncelikle iş kültürünü tanıyıp, daha sonra modele uygun uygulamalar geliştirmeli."

Ayşen Arıduru, bu noktada KOBİ’lerin öncelikle eleman alımlarında kendilerine özgü bir yöntem geliştirmeleri ve titizlikle hareket etmeleri gerektiğine dikkat çekiyor. KOBİ’ler eleman alımında referans, tavsiye ve gazete ilanı gibi klasik yollara başvuruyorlar. Ancak üzerinde düşünülmeden, mevcut ihtiyaç ve beklentiler tam olarak ortaya konmadan gerçekleşen eleman alımları gerek ekonomik, gerek yönetimsel açıdan önemli bir kayba yol açıyor. Peki ne yapmak gerek? Arıduru çözüm yolunu şöyle açıklıyor; "Eleman arayışında olan bir KOBİ’nin öncelikle kendi iç yapısını, organizasyonunu şekillendirmesi, sistemlerini oturtması, hedeflerini belirlemesi gerek. Doğru planlama ile mevcut işin çekici yanlarını ve gelecek hedeflerini işe alacakları kişilere net bir şekilde aktarmaları gerekiyor. Daha nitelikli ya da kalifiye elemanları işe almak buna göre şekillenebilir. Ancak işe almak yetmiyor, bu kişileri yüksek performansla ve verimli çalıştırmak, uzun dönemli bir işbirliği oluşmasını sağlamak, sürekli motivasyon kaynakları yaratmak, çalışanın da işinden ve bulunduğu şirketten memnun olmasını sağlamak için bazı aktivitelerin olması ve çalışanlara verilen değerin hissettirilmesi gerekir. Doğru elemanlarla, doğru insan kaynaklarını oluşturmak, hiç de zor değildir."

Arıduru, eleman arayışı ve seçiminde profesyonel danışmanlık şirketleri ile çalışmanın da  önemli bir fayda yaratacağı görüşünde; "Bugün teknolojinin hayatımızda yarattığı kolaylıklardan biri olan kariyer sitelerine ilan vermek maliyetli birşey değil. Buna gazete ilanlarını da bir opsiyon olarak ekleyebiliriz. Gelen başvuruların değerlendirilmesi ise uzman birine, danışmana ya da şirket içinde insan kaynakları birimine bırakmalıdır. Danışmanlık şirketleri de müşterisi adına en uygun seçimi yapıp, yöneticinin zaman ve iş yükünü hafifletir. Öte yandan, büyüme sağlayan şirketlerin, etkin bir yönetim politikası oluşturarak, şirketin iç fonksiyonlarını ayrıştırıp gerektiğinde işi profesyonel yöneticilere bırakmaları gerek. Böylelikle yeni fırsatların, yatırımların araştırılması, işin büyütülmesi, geliştirilmesi gibi konulara odaklanabilirler. Rekabetle yarışmak, varlığını sürdürebilmek, krizleri kolay atlatabilmek, daha canlı ve gelişmiş bir ekonomiye sahip olmak ve büyümek için, Türkiye’deki tüm işletmelerin, en önemli varlıkları olan çalışanlarına, insan kaynaklarına yatırım yapmalarını ve önemsemelerini tavsiye ediyorum. Uzun dönemde, yaptıkları yatırımın çok üzerinde bir geri dönüşle karşılaşacakları inancındayım."

Şirketin Geleceği İK Departmanının Elinde
İnsan Kaynakları yönetiminde yaşanan sorunların yalnızca yönetim değil, bu departmanda yaşanan iç sorunlarla da ilgili olduğuna dikkat çeken İmtex Giyim Sanayi İnsan Kaynakları Müdürü Mehmet Öner ise,  yapılan hataları ve çözüm önerilerini şöyle sıralıyor: "Bu bölümde çalışan kişiler şirketi tanımadan harekete geçiyorlar. Doğrusu bana göre biraz da hayalperestler. Firma içinde güç dengelerine dikkat edilmiyor. Temsil ettikleri bölümün kâr merkezli olduğunu gösteremiyorlar. Çabuk yoruluyorlar, sabırlı değiller, taktik geliştiremiyorlar ve doğru bir analiz yapamıyorlar. Dolayısıyla öncelikle sabırlı ve inançlı olmak gerekiyor. Daha sonra kısa, orta ve uzun vadede mutlaka bir aktivite planı hazırlayıp, mevcut durumu göstermeliler. Ortaya çıkabilecek küçük sorunlar hemen giderilmeli, sonuçları çabuk görülecek ve ekonomik katkı sağlayacak çözümler geliştirilmeli. Aynı zamanda çalışanlara ve onların sorunlarına zaman ayırıp, yönetim ile aralarında "tampon bölge" konumunda olma bilinciyle denge kurulmalı. Ve tabii tüm bu süreçlerde "maliyetlere" hakim olmak gerekiyor."

İK’da Mevcut Sorunlar
> Eleman sirkülasyonu,
> Motivasyonsuzluk ve verimsizlik,
> Firmanın genel performansında yaşanan sıkıntılar,
> Üst yönetim tarafından alınan yanlış ya da eksik kararlar,
> Büyümenin durması ya da küçülme hali,
> Daha büyük maliyetler,
> Nitelikli ve katma değer katacak personelin şirkete kazandırılamaması (kişilerin bu tarz bir firmada çalışmak istememeleri ),
> Sektördeki imajın, prestijin giderek zedelenmesi.

Nitelikli Eleman İstihdam Desteği
KOSGEB, KOBİ’lere "nitelikli eleman istihdamı" konusunda da destek veriyor. Bu desteklerden yararlanmak için, KOBİ’lerin hedeflerini tespit etmeleri, stratejik yol haritasını oluşturmaları ve desteklenme süresince "izlenmeyi" kabul etmeleri gerekiyor. Bu süreçten sonra KOSGEB firma analizi yaparak çalışmalara başlıyor.

Destek kapsamında 4 yıllık üniversite ve yüksek okul mezunları için aylık üst limit 1.000 YTL. Destekleme oranı gelişmiş yörelerde yüzde 60. Maksimum destek süresi 18 ay. İşin gereği olarak belirtilen üst limitler dahilinde birden fazla nitelikli eleman çalıştırılabilir.

Geri ödemesiz destekler kapsamında bulunan danışmanlık hizmeti desteğinin üst limiti 20.000 YTL. Ayrıca eğitim hizmetleri desteğinden de faydalanabiliniyor.

KOBİ’lerin İnsan Kaynakları Ajandası
> Kurumsallaşma adımları,
> Konusunda uzman profesyonellerle çalışma isteği,
> Doğru insan kaynakları politikalarının yerleştirilmesi,
> Çalışan personelin motivasyonunun sağlanması,
> Yeni alınan personelin kurum kültürüne uyacak şekilde doğru seçimi,
> Ait olma duygusunun yaratılması,
> Uzun dönemli çalışabilecek ve sadakati yüksek çalışanlar yaratılması,
> Performans değerlendirmeleri ve ödüllendirme sistemleri,
> Bireysel kariyer planlamasının yapılması,
> Yetki ve sorumlulukların doğru belirlenmesi,
> Kişisel gelişimin sağlanması ve sürekli eğitimler verilmesi,
> Şirkete duyulan güvenin, inancın sağlanması,
> Kişiler arası pozitif ilişkiler oluşturulması, ekip ruhunun benimsetilmesi.

Doğru İnsanı Seçebilmek
İşinizi ve ekibinizi büyütmeye karar verdiniz. Adaylarla görüşmeye başlayacaksınız. Peki doğru adayı seçmek için nelere dikkat etmeniz gerekiyor?

İşe alım, firmanızın geleceğini etkileyecek en önemli kararların alındığı süreçlerden biri... Bu süreçte çok dikkatli olmalısınız. Çünkü karşınızda "mülakat" konusunda sizden çok daha fazla tecrübesi olan adaylar da oturabilir. Hatta görüşmeyi siz değil, onlar bile yönlendirebilir. Böyle adaylardan bazıları, sahip olduklarından çok daha fazla özelliği sıralayarak olumlu bir intiba bırakmayı başarabilir. Ve işe alındıktan sonra hayal kırıklığı yaratabilirler.

Michigan Üniversitesi’nin yaptığı bir araştırmaya göre yüz yüze ve telefonla yapılan iş görüşmeleri, başarılı kişileri seçme oranını yalnızca yüzde 2 düzeyinde artırıyor. Bunun nedeni, pek çok adayın, görüşme konusunda görüşmeyi yapandan daha deneyimli olması. Hatta yetenekleri sınırlı ya da kendine güvensiz adaylar, görüşmeye gelmeden önce pratik yaparak deneyimini artıyor.

Dünyaca ünlü iş psikoloğu Kerry Johnson, şirketlerin işe alım sürecinde çok önemli 5 hataya düştüğünü saptamış. İşte iş görüşmesi yaparken dikkat etmeniz gerekenler:

Masaya planlı ve hazırlıklı oturun: Önce yazılı sorular oluşturarak doğru yanıtları yazın. Soruları önem derecesine göre 1’den 10’a kadar derecelendirin. Bu skalaya göre adayın yanıtlarını puanlandırın. Yanıtın sayısal değeri ile puanı çarpın; en yüksek skoru alan sınavdan geçmiş demektir.

İyi kişilik özellikleri ne kadar önemli?: İş psikologları, özellikle satış elemanı adaylarının başarısı hakkında karar verirken kişiliğin önem taşımadığını belirtiyor. Yıllardır adayların nasıl davranacaklarını tahmin etmek için çeşitli kişilik testleri kullanılıyor ancak uzmanlar artık bu testlerin tahminlerde etkili sonucu vermediğini düşünüyor. Önemli olan, satış uzmanı ile müşterinin kişiliğinin uyumu. Yüksek enerjiye sahip işveren ya da uzmanlar kendilerine benzeyen kişileri işe almayı tercih ediyor. Bu durumda farklı karakterde birinin görüşmeyi yapmasını sağlayın. Eğer o kişi de adayı beğenmişse, adayın farklı kişiliklere uyum gösterebildiğinden emin olursunuz. Karmaşık testler yerine görüşme sırasında çok basit örneklemeler ile adayın yeteneklerini anlamanız mümkün. Örneğin görüşme sırasında size bir kalem satmasını isteyin.

Aday başarılı görüşme yapıyorsa ve iyi bir deneyime sahipse işe almalı mı? Referans kontrolü yapmak için listedeki 2 işvereni arayın ve onlara imkanları olsaydı, adayınızı yeniden işe alıp almayacaklarını sorun. Ancak orada başarısız olması sizinle çalışırken de başarısız olacağı anlamına gelmeyebilir. İnsanlar değişebilir ancak araştırmalar bir kez boşanan kişilerin 2. evliliklerinde boşanma oranlarının yüzde 78 olduğunu gösteriyor. Anlatılanlar tatmin edici gelmiyor ve sizi ikna etmiyorsa risk alıyorsunuz demektir. Ancak risk almak da başarı getirebilir.

Kişi başarısız oldu ise çözüm başka birini bulmak mı?: Xerox’un araştırmasına göre, müşteri adayları ’Evet’ demeden önce 4 kez ’Hayır’ diyor. Elemanınız becerikli ve nitelikli olmasına rağmen, sürekli ’Hayır’ diyen birini üst üste arama azminden yoksun ise birkaç ay içinde yeni birini işe almanız gerekebilir. Bir işi yapması için birini aldıysanız ve başarı gösteremediyse, nedeninden yüzde 100 emin olmalısınız. Aynı hataları tekrar tekrar yapıyor olabilirsiniz. İnsanların, yaptırmak istediğiniz bu işte neden başarısız olduklarını bulun.

Başarılı olmak için ne yapmak gerektiğini biliyor musunuz?: Başarılı bir adayın taşıması gereken özellikleri belirleyin. Görüştüğünüz kişinin bu özelliklere sahip olup olmadığını anlamaya çalışın. Bu sizi aday karşısında bir adım öne taşıyacaktır. Bu soruların bazıları şöyle olabilir: Başarılı olmasının nedeni? Günde kaç müşteri görüşmesi yapıyor? Müşteri adayının ofisine gidip istediği kişiyi görünceye kadar orada kalma yeteneğine sahip mi? Çoğu yönetici, defalarca görüşme yapmaktan ve işe alım sürecinin uzunluğundan şikâyetçi olabilir, tabii adaylar da... Ancak sorulara tam anlamıyla yanıt bulmak, emin olmak için hem süreci uzun tutmak hem de mümkün olduğunca fazla kişiyle görüşmek gerekiyor. Belki de yeni mezun ya da farklı sektörlerde deneyim kazanmış biri aradığınız özellikleri tam anlamıyla taşıyordur.

Kaynak: Kobifinans Dergisi 9. Sayı