Ekonomik kriz, tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de, şirketler için, maliyetlerin yeniden gözden geçirildiği yeni bir dönem açtı. Tasarruf, her zamankinden çok daha fazla önemli bir gündem konusu haline geldi. Aslında birçok uzmana göre, tüketimin en yüksek seviyeye çıktığı, “bolluk ekonomisinde yaşanan” bir dönemi geride bıraktık. Belki de kriz, hepimiz için, gerçek üretim ve tüketimi gözler önüne seren bir kapı açtı. Evet, haklısınız bu belki de bardağın dolu tarafından bakmak. Ancak bu durumun üzerine unutulmaması gereken birçek daha var: Hepimiz, düşünmeden tüketirken, bu dünyaya da çok zarar verdik. Şimdi ise daha bilinçli tüketerek, tasarruf ederek, dünya için de önemli bir adım atıyoruz.
Peki, son dönemde tasarruf tedbirleri adı altında yapılan çalışmalar gerçek anlamda, ne kadar amacına ulaşıyor? Tasarruf denilince çoğumuzun aklına, fazla ışıkları söndürmek, suyu dikkatli kullanmak, gereksiz masrafları kısmak gibi önlemler geliyor değil mi? Aslında, uzmanlara göre gerçek tasarruf, bir tür hayat felsefesi ve açılımı olarak, düşünülmeli. Dünyanın kaynaklarının her geçen gün daha fazla azaldığı gerçeğini de göz önünde tutarsak, ‘Yalnızca krizi aşmak için değil, geleceğimiz için tasarruf yapmak zorundayız’ demek hiç de yanlış olmayacaktır.
Şirketlerde bir çok kaynağın hatalı kullanım nedeniyle israf edildiğini söyleyen, Yalın Enstitü Derneği Yönetim Kurulu Başkanı Yalçın İpbüken, şirketlerin, her alanda “yalınlaştırma politikalarını” benimseyerek, hem verimliliklerini artırılabileceklerini, hem de önemli ölçüde tasarruf edeceklerine dikkat çekiyor. Üretim yapan bir şirkette israfın yüzde 80’lere kadar ulaşabildiğine dikkat çeken İpbüken; “İnsanların ihtiyaçlarına yönelik ürün ve hizmetleri üretirken, bunu en az zararla gerçekleştirmek, gerçek tasarruftur” diyor. Buradaki çıkış noktası ise mal ve hizmetleri tasarlarken, üretirken, bir yerden bir yere naklederken vb, her süreçte gerçek ihtiyaca göre hareket etmek…
Öncelikle Üretim Politikası Gözden Geçirilmeli
Ekonomik daralma dönemlerinde, insanların taleplerinde her ne kadar düşüş olsa da, ihtiyaçlar her zaman var. Örneğin bir yerden bir yere gidebilmek için araç kullanmanın zorunlu olması gibi. Talebi etkileyen nokta ise tüketicinin beklentisinin değişmiş olması… Tüketiciler özellikle kriz ortamlarında satın aldıkları ürünün sonrasında yaratacağı maliyeti düşünüyor ve tasarruf sağlayan ürünlere yöneliyor. Bu nedenle, ürün ve hizmetleri değişen ihtiyaçlara göre şekillendirmek, satışları hızlandırdığı gibi, üretim maliyetlerini de düşürüyor. “Bugünün şartlarında üretimi öyle bir şekilde organize etmeliyiz ki, tasarladığımız ürün, satış koşullarının bu kadar düştüğü bir ortamda bile talep görsün” diyen İpbüken, tasarruf etmek için, öncelikle aşırı üretimden kaçınılması gerektiğinin altını çiziyor. Zira talebin üzerinde üretim yapmak, depolama maliyeti yaratacağı için, özellikle şu dönemde yarardan çok zarar getirebilir. İpbüken’e göre küçük siparişler alıp küçük adetlerle üretim yapmanın, şirketlere hızlı hareket kabiliyeti kazandırıyor:“Bu şekilde tüketicinin talebine anında cevap verilebilir, rakiplerin önüne geçebilirsiniz. Hammadde kaynaklarını ve fabrikaların arasında dolaşan yarı mamulü de olabildiği kadar asgariye indirmek gerek. Böylece hızlı, kaliteli, daha düşük maliyetli ve karlı bir üretim sistemi oluşturulur.”
Yalın Yönetim Verimlilik Sağlıyor
“Şirketlerde maliyetleri gereksiz yere arttıran etmenlerin iyileştirilmesi için öncelikle yönetim anlayışlarının değişmesi gerekiyor” diyen İpbüken’e göre, bu nedenle kumanda eden değil, çalışanın yanında yer alan yönetici verimli... Çalışanına sürekli soru sormak yerine, ona yetki kullanma fırsatı vermek, daha hızlı çözüme ulaşmayı ve dolayısıyla hataları en aza indirmeyi sağlıyor. Bu da zamanın daha etkili kullanılması ve verimlilik demek… Ayrıca çalışanlarla sürekli iletişim halinde olmak da çok önemli. Yöneticisi ile iletişim halinde olan çalışanın motivasyonu yükseliyor. İpbüken’in bu konudaki önerileri ise şöyle: “Çalışan ile kurulan iletişimin biçimi çok önemli. Mümkünse açık ofis sisteminde çalışın, yüz yüze iletişim kurun. Böylece sorunlara anında müdahale edebilir, zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz. Ayrıca açık ofis siteminde çalışmak, toplantılarda harcadığınız zamanı da yüzde 80 oranında azaltır.”
İsrafın Önüne Geçmek İçin Yapılması Gerekenler
Maliyetleri düşürmek için işleyişin aşağıdan yukarı, yani “üretim odaklı” bir şekilde yapılandırılması gerekiyor. Bu değişim, üretimin artmasını sağlayacağı gibi, israf kalemlerini de ortadan kaldırmış oluyor. İpbüken’e göre, depolamadan müşteri ilişkilerine, kalite-kontrolden randımansız çalıştırılan makinelere dek, tüm israf noktalarına müdahale edildiğinde, şirketlerin karı doğrudan artıyor. Peki, maliyetleri düşürmek için neler yapmak gerekiyor? İpbüken, bunları şöyle sıralıyor:
Zamanında üretim yapmak: Maliyetleri düşürmek için zamanında üretim yapıp, aşırı stok tutmaktan kaçınmak gerekiyor. Aksi durum, yüksek stok maliyetlerini de beraberinde getiriyor ve ürünlerin satışında rekabet zorluğu yaratabiliyor. Örneğin tekstilde yazlık modeller kıştan, kışlık modeller de yazdan hazırlanıyor ve mallar 3–6 ay kadar bekliyor. Böylece şirketin sermayesi gelecekte satmayı varsaydıkları mallara yatırılmış oluyor. 6 ay sonra oluşacak rekabet için depolar bitmiş ürünlerle doluyor ve satış zamanı geldiğinde şirketler ürünlerini revize edemiyor. Bu kez elde kalan mallar ucuza satılıyor ve markanın imajı zarar görüyor. Bunun önüne geçmek için 2 değil 8 sezon çalışmak gibi bir yöntemle, dinamik bir şekilde ürünleri yenilemek gerekiyor.
Tamiratları azaltmak: Ürün, tek seferde doğru üretilmediğinde ve tamir edilmesi gerektiğinde fazladan masraf oluşuyor. İsrafın yanında, ürünün kalitesi de düşüyor. Geniş açıdan bakıldığında; her bir tamirat, o malı üretmekten daha pahalıya geliyor.
Beklemeleri en aza indirmek: Hangi nedenle olursa olsun, şirketin işleyişinin herhangi bir aşamasında bekleme yapılması şirkete ve ürüne zarar veriyor. Dolayısıyla beklemeleri en aza indirecek tedarik, üretim ve dağıtım planları yaparak akıcı bir işleyiş sağlanması gerekiyor.
Kaliteli olmak: İlk üretimde kaliteyi tutturmak gerekiyor. Bu yapılanmadığı takdirde kazançlı olmak imkansız.
Gereksiz kontrollerden kaçınmak: Onlarca kez, gereksiz yere yapılan kontroller, kaliteyi garanti etmekten çok, ürünün yıpranmasına ve gereksiz iş, zaman ve kalite kaybına neden oluyor.
Çalışan sirkülasyonunu azaltmak: İnsanlar yetersiz maaş ya da başka nedenlerle kısa süre içinde işten ayrılabiliyor. Sonra yeni gelen çalışana iş tekrar öğretiliyor. Oysa çalışanları motive ederek şirkette kalmalarını sağlamak, işe giriş-çıkış, oryantasyon gibi maliyet kalemlerini azalttığı gibi, çalışanın deneyiminin katlanarak artmasını ve ürettiği ürünün ya da ortaya koyduğu hizmetin kalitesinin de aynı oranda artmasını sağlıyor.
Tam randımanlı çalışmak: Günümüzün komplike makineleri tam randımanlı çalıştırmadığı takdirde makineye yapılan yatırımdan gerektiği gibi faydalanılmamış oluyor. Makinelerin kabiliyetlerinin sonuna kadar kullanılması ve hiçbir şekilde durmaması gerekiyor.
Çalışanların fikirlerinden faydalanmak: İşi yapan insanlar, üretim sürecindeki hataları ve eksikleri en iyi bilenlerdir. Bu nedenle işleyişteki hataların giderilmesi ve iyileştirilmesi adına çalışanların önerilerine kulak vermek verimliliği artırıyor.
Ana stoklar ve gereksiz mal dolaşımından kaçınmak: Fabrika depoları gereksiz düzeyde doluyor ve mallar durmadan oradan oraya taşınıyor. Bütün bu süreçteki mekan, işgücü, zaman ve kaliteden kayıp kendi başına birer israf noktası oluşturuyor. Üretimden tüketiciye dek ulaşan sürecin, durarak, kalkarak, depolayarak, taşıyarak değil; nehir gibi düzenli, akıcı ve sürekli olması gerekiyor.
Şirketlerde Uygulanabilecek Pratik Tasarruf Yöntemleri
Aydınlatma
* Ofisteki akkor lambaları, florasan lambalar ile değiştirin. Böylece aydınlatma maliyetlerini yüzde 80’e kadar azaltabilirsiniz.
* Gün ışığından mümkün olduğunca faydalanmaya çalışın. Ofisinizi, doğal ışığı en iyi kullanabileceğiniz şekilde düzenleyin.
* Ofisteki lambaların düzenli olarak temizliğini yaptırmayı ihmal etmeyin. Lamba üzerinde biriken tozlar, ışık miktarını azaltır ve yüzde 25 daha fazla enerji tüketir.
* Duvarların ve tavanların açık renk olmasına dikkat edin.
* Çok sayıda gücü düşük lamba yerine, yüksek güçlü bir tek lamba kullanarak, daha verimli bir aydınlatma elde edebileceğiniz gibi enerji tasarrufu da sağlamış olursunuz.
* Özellikle mutfak, fotokopi odası, tuvaletler gibi, günün önemli bir kısmı boş olan odalar için sensör sistemli aydınlatmalar kullanarak, ihmal yüzünden meydana gelen israfları önlemiş olursunuz.
Elektrik
* Ofisteki klimaların filtrelerini düzenli olarak değiştirmek, enerji tasarrufu sağladığı gibi, klimaların verimliliğini arttırır ve ömürlerini uzatır.
* Bilgisayarlar, işlem yaparken ortalama 150 watt, bekleme modunda 25-30 watt, kapalı olmasına karşın fişi çekilmediği durumda ise 5 watt elektrik tüketir. Gün içinde, bilgisayarınızı kullanmadığınız zamanlarda bekleme moduna çevirin veya monitörü kapatın. Yalnızca gün sonunda, ofisten çıkacağınız zaman tamamen kapatarak fişten çekin.
* Kahve makineleri, yazıcılar, cep telefonu şarjları gibi elektrikli aletleri, yalnızca kullanacağınız zaman fişe takarak çalıştırın ve işiniz bittiğinde fişten çekmeyi ihmal etmeyin. Böylece, yılda ortalama yüzde 10’luk bir tasarruf sağlamış olursunuz.
* Eski ofis malzemelerinizi yenilerken, elektrik tasarrufu sağlayan ürünleri tercih edin. Bu yeni teknoloji yazıcılar, faks makineleri, tarayıcılar kullanılmadığı zamanlar, otomatik olarak bekleme moduna geçiyor.
* Televizyon ve DVD’leri uzaktan kumada ile değil, fişi çekerek kapatın. Ses düzeyinin düşük tutulması da enerji tüketimini azaltıyor.
Kağıt Tasarrufu
* Kağıt dosyaları, tarayıcı kullanarak dijital ortama aktarın. Böylece kağıt tasarrufu yapıldığı gibi, tekrar ulaşmak istediğinizde, çok daha hızlı bulabilir ve e-posta ile gerekli kişilerle paylaşabilirsiniz.
* Seçici olun. Bir dökümamana ihtiyaç duyduğunuzda yalnızca gerekli kısmını bastırın.
* Doğru kağıdı kullanın. Yazıcıların ürün türüne göre, kullanacağı kağıt tipi de farklıdır. Yanlış kağıt kullanımı, kağıt sıkışmalarına neden olarak, kağıt israfına neden olacağı gibi ofis verimliliğini de azaltır.
*Ofisin çeşitli yerlerine geri dönüşüm kutuları koyun ve tüm çalışanları bunları kullanmaya teşvik edin. Geri dönüştürülen kağıtlar, ağaçları korur, enerji ve su kullanımını azaltır, doğaya daha az kimyasal atık bırakılmasını sağlar.
Isıtma
* Ofis sıcaklığını 18-20 derece olarak ayarlayın. Odada sıcaklığı 1 derece düşürerek, yüzde 5’lik yakıt tasarrufu sağlayabilirsiniz.
* Hafta sonları veya tatil günlerinde ısıtıcıları kapatın veya minimum ısıda çalıştırın.
* Isıtıcınızın veya radyatörlerinizin önüne eşya koymamaya dikkat edin. Bu, sıcak hava hareketini önleyerek ısınma maliyetlerini yükseltir.
Zaman
* Güne erken başlayın. Günün ilerleyen saatlerinde dikkatiniz ve enerjiniz düşeceğinden, en verimli zamanlar sabah saatleridir.
* Günlük bir çalışma planı çıkarın ve bu plana sadık kalmaya çalışın.
* Okumanız gereken evrakları yolda okuyun. Böylece şirkette diğer işlere konsantre olabilirsiniz.
* İnternet bankacığı ve sanal alışverişi tercih edin. Bu yöntemler hem maliyetlerinizi azaltır hem de zamandan kazandırır.
* Çalışma saatleriniz içersinde mutlaka belirli aralıklarla mola verin. İnsan zihni 50 dakika sonra konsantrasyonunu yitirmeye başlar. Hiç ara vermeden bir işi bitirmeye çalışarak daha fazla zaman harcarsınız.
Kaynak: KobiFinans 21. Sayı
|
