Satın aldığınız araç gereç kadar, bunları ofisinize ne şekilde yerleştireceğiniz de çok önemlidir. Doğru seçtiğiniz malzemeyi yanlış yerleştirmek, bazen ondan yeterli verimi alamamaya, hatta malzemeye zarar vermeye kadar giden olumsuz sonuçlara yol açabilir. Bu konuda dikkat etmeniz gereken noktalara genel olarak bakmak gerekirse:
* İlgili cihaza yeterli olacak enerji sistemi bağlanmalı.
* Özellikle elektronik cihazlar güneş ışınlarına, toza, neme karşı çok duyarlıdır. Bu tür çevresel etkenler göz önüne alınarak, cihazlar ve makineler uygun yerlere monte edilmeli ve bakımı yapılmalıdır.
* Birbirinden etkilenen elektronik cihazlar ve parçalar uygun uzaklıkta monte edilmeli.
* Bu cihazlar ve makineler genellikle çok pahalıdır. Dolayısıyla şirketinizde önemli harcama kalemlerini oluştururlar. Bu hususlara dikkat ederek, kırılma, çizilme, çarpma, bozulma gibi etkenlerden en az etkilenecek şekilde yerleştirilmelerini sağlamalısınız.
* İlgili makineye yetecek büyüklükte bir alana makineler yerleştirilmeli ve duvarlara veya diğer eşyalara uygun uzaklıkta montaj yapılmalıdır. Örneğin, faks makineleri duvarlara en az 15 santimetre uzaklıkta olmalı.
* Makinelerin, ofis çalışanlarının rahatça kullanabilecekleri yerlerde ve uzaklıkta olmaları gerekir. Yani, hareket ekonomisine de uygun konumda olmalıdırlar. Böylece çalışanın ve işletmenin verimliliğine katkı sağlanmış olur. Hiçbir ofis personeli, sık sık kullandığı fotokopi makinesine ulaşmak için gün içinde defalarca üst kata inip çıkmak istemez.
* Elektronik makine ve sistemler ofise yerleştirilirken, ilgili servisler tarafından ve kullanma kılavuzuna uygun olarak yerleştirilmelidir. Daha sonra ortaya çıkacak olası bir sorun karşısında sıkıntı çekmemek için, bu tür yerleştirme/montaj aşamasını takip edilmesi yararınıza olur.
Bu tür cihaz ve makinelerinizi verimli ve uzun süreli kullanabilmek için kullanım ve bakım aşamasında da dikkat etmeniz gereken noktalar söz konusu. Bunlara kısaca değinmek gerekirse;
* Tekrarlamakta yarar var; bu tür cihazlar genellikle çok hassas olduğu için öncelikle güneş ışığından korunmalıdır.
* Temizliği, yumuşak bir bezle ve cihazın/makinenin fişi prizden çekildikten sonra yapılmalı. Temizlik için tiner, boya, alkol vb. maddeler kesinlikle kullanılmamalı.
* Onarım gerekli ise, işletmedeki ilgili kişiye veya ilgili servise haber verilmeli, kullanıcı kesinlikle onarıma kalkışmamalı.
* Bu tür makinelerin içine toplu iğne, ataş, çivi, tornavida vb. materyaller sokulmamalı, düşürülmemeli. Bu tür bir uygulama cihaza/makineye veya kullanıcıya istenmeyen zararlar verebilir.
* Cihazı/makineyi kullanan personel bazı işleri kendi yapabilir. Örneğin, bilgisayarın yazıcısında kartuş, elektronik yazıcılarda kaset veya şeritlerin, faks makinesinde rulo kağıtların değiştirilmesi gibi. Ama bu tür işlemlerin önce uzman gözetiminde uygulamalı yapılması ve kullanıcıya pratik bilginin verilmesi gerekir.
* Cihaz/makine kullanılmadığı zaman sürecinde kapalı tutulmalı, daha uzun kullanılmama süreleri söz konusu olduğunda fişi prizden çekilmeli.
* Mesai bitiminde, özellikle de uzun süreli kullanılmama durumlarında cihazların/makinelerin, üstleri örtüsü ile örtülmeli.Kapalı olup olmadıkları kontrol edilmeli.
Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için derlenmiştir.
|
