Artık e-postasız bir iş yaşamı düşünemiyoruz. Sadece onunla yetinmiyor; anlık mesajlaşma, web konferansı, iş akışı, paylaşım odaları ve portal gibi teknolojinin getirdiği diğer çözümlere de gittikçe alışıyoruz. Yaygınlaşacağına kesin gözüyle bakılan bu uygulamalar işi daha hızlı, daha az maliyetle ve bazen de daha az kişi tarafından yapma imkanı veriyor.
E-iş çözümleri sunan IBM Lotus’un Satış Yöneticisi Murat Tüzüm’le, e-iş çözümlerinin avantajlarını ve geleceğini konuştuk.
Lotus’un e-iş çözümleri olan anlık mesajlaşma, web konferansı, iş akışı, paylaşım odaları ve portalın iş dünyasında ne şekilde, hangi amaçlarla kullanılıyor?
Günümüzde hemen tüm firmalarda elektronik posta altyapısı var. Biz e-postanın iletişim için şart olduğunu fakat yeterli olmadığını söylüyoruz. Bizce kurumsal anlık mesajlaşma, iş akışı, takım odaları uygulamaları veya belki de portal çözümleri ile iletişim iyileştirilmeli. Bu ilave yöntemler kurumların iletişim altyapısında yer alırken, bilgi teknolojileri altyapısı da karmaşıklaşmamalı. Yani farklı kanallar tek merkezden yönetilmeli. Biz Lotus yazılımları bünyesinde tek merkezden yönetilebilen e-iş çözümleri sunuyoruz. Bir de artık işletmeler nasıl daha da hızlanacaklarını, maliyetlerini nasıl daha da düşüreceklerini sorguluyorlar. Lotus iş akışı çözümleri, yönetici şehir dışında seyahatteyken bile, satın alma talebinin onaylanmasını sağlayarak üretim sürecinin aksamasını engelliyor. Bu çözümleri mobil cihazlar ile entegre ediyoruz.
Dağınık lokasyonlarda aynı projeler üzerinde çalışan ekipler için takım odaları kuruyoruz. Telefon ile iletişim artık hem yüksek maliyetli hem de yavaş kalıyor. Dolayısyla her zaman telefonu kullanmak anlamlı olmuyor. Ankara’daki bayimizin telefon numarasını bulup aramak, onun telefonu yanıtlamasını beklemek yerine, anlık mesajlaşma sistemimizden kişinin bilgisayarının başında olup olmadığını görüyor ve bir mesaj ile sorumuza yanıt alıyoruz. Ve daha ötesinde telefon ile bilgisayarı entegre ederek tümleşik bir iletişim altyapısı kuruyoruz. Lotus Sametime ile sunduğumuz kurumsal anlık mesajlaşmanın, ücretsiz sohbet programlarından önemli bir farkı size güvenli bir iletişim ortamı sunması. Diğer bir önemli nokta ise, bu sistemlerin yönetilebilir olması. Kim kiminle mesajlaşabilecek, hangi dosyaları gönderebilecek, göndereceği dosyanın boyutu en fazla ne kadar olacak gibi iş ihtiyaçlarını tanımlayıp, kullanıcılarımız ihtiyaçları doğrultusunda en fazla faydayı elde edebiliyor.
Ürünleriniz arasından, işletmelerin en fazla ihtiyaç duyduğu veya en sık kullandıkları hangisi?
Bir öncelik sıralaması yapmak çok olası değil. Kurumun iş yapma şekline göre, farklı çözümler öncelik kazanabilir. Örneğin, Türkiye’nin 80 farklı ilinde acentası bulunan bir sigorta şirketi için, acenta portalı çok önceliklidir. Sahada yüzlerce satış temsilcisi bulunan bir ilaç şirketi için ise kurumun mobil cihazlar üzerinden iş süreçlerini yürütmesi daha öncelikli olabilir.
Bu uygulamaların yarattığı verimlilik artışıyla ilgili örnek veriler var mı elinizde? X şirketi, toplantılar için seyahat etmek yerine web konferansı yöntemini kullandığı için bir yılda şu kadar zamandan ve paradan tasarruf etti, gibi.
Verimlilik artışı kimi zaman daha hızlı kimi zaman daha düşük maliyet ile kimi zaman daha az sayıda kişi ile aynı işin yapılması anlamında düşünülebilir. Lotus yazılımlarının maliyet avantajını IBM’den örnekler ile verebilirim: IBM dünya genelinde 350.000’i aşkın çalışanı ile anlık mesajlaşma ve web konferans yazılımı Sametime’ın bir kullanıcısı. Çalışanlarımız özellikle uluslararası iletişimde telefon yerine anlık mesajlaşma ve yerinde toplantılar yerine web toplantılarını sıklıkla tercih ediyorlar. IBM, Sametime ile web üzerinden sesli görüşme yaparak, 2005 yılı içerisinde, 9 milyon doların üzerinde tasarruf etti. Aynı şekilde Sametime sanal toplantıları ile masraflardan bir yılda 72 milyon dolar (93 milyon YTL) tasarruf etti.
Farklı bir örnek olarak ise, Portal çözümlerimizden bahsedebilirim. Şu an IBM’in tüm çalışanlarına yönelik kurumsal mesajlarımızı sunan, çalışanların bilgiye ve ihtiyaç duydukları uygulamaya ulaşabildikleri WebSphere Portal ile yapılan kurumsal bir intranet portalımız var. Portalın IBM’e sağladığı fayda şu şekilde ortaya koyulabilir: 1990’lı yıllarda IBM genelinde her 35 çalışana 1 insan kaynakları sorumlusu varken, bugün bu oran 250 çalışana 1. Bu verimlilik artışını ise, çalışanların İK ile ilgili taleplerine portaldan yanıt vererek sağlayabiliyoruz.
E-iş çözümü uygulamaları, örneğin web konferans gelecekte nasıl değişecek?
Esas olan insan ve insan ile iletişim her zaman var olacak olması. Lotus çözümleri, alışılageldik toplantıları tarihe kaldırmıyor ama bu toplantıları bir bölümünü web ortamına taşıyarak, daha verimli daha düşük maliyetli bir çalışma ortamı sağlıyor. Dolayısıyla önerdiğimiz karma bir model. Hem klasik hem sanal toplantıların bir arada yapılabileceği toplantıları öneriyoruz. Hem anlık mesajlaşmanın kullanımı hem de sanal toplantıların kullanımı konusunda gerek IBM’in gerekse bağımsız araştırma kurumlarının analizleri, sektörün büyümekte olduğu ve büyümesini devam ettireceği şeklinde. Örneğin Gartner, 2006 yılına kadar günlük anlık mesajlaşma sayısının, elektronik posta sayısını geçeceğini öngörmüştü ve bu öngörüsünde haklı çıktı. Bugün ben de bir gün içinde gönderdiğim e-posta’dan daha çok anlık mesaj oturumu başlatıyorum. Çünkü bu şekilde işimi daha çabuk yapabiliyorum.
Kaynak: Hürriyet İnsan Kaynakları Gazetesi / Gaye Güzelay
www.yenibiris.com
|
