Çoğu kişi yazılım uygulamalarının yerleşik özelliklerinin tümünü kullanmıyor. Burada yararlı bulduğumuz ve arada kullandığımız özelliklere dikkat çekmeyi amaçlıyoruz. Aşağıda Microsoft Office’in sözcük işlem yazılımı olan Microsoft Word’ün kendi işimde zamandan ve paradan tasarruf etmek için kullandığım 5 özelliğini bulacaksınız.

Microsoft’un ücretsiz küçük resim dizisinden birini seçerek şirketinizin antetini oluşturun ve tasarlayın: Her şirkete gereken şeylerden biri de resmi antettir. Bunu satın almanız gerekmez. İstediğiniz tasarımın ne olduğunu biliyorsanız, Microsoft Word’de oluşturup sonra da sürekli kullanmak üzere şablon olarak kaydedebilirsiniz.

Antet oluşturmanın karmaşık bir işlem olması gerekmez; şirket adı, adres ve telefon numarası kadar basit olabilir. Word çok çeşitli yazı tipleri sağlar ve yazı tipi boyutlarını da değiştirebilirsiniz. Antetinize küçük resim eklemek isteyebilirsiniz. Logonuzu tarayabilir ve antetinizde kullanabilirsiniz. Bir seçeneğiniz daha vardır: Microsoft’un ücretsiz sağlanan geniş bir küçük resim koleksiyonu bulunuyor. Örneğin bir çiçek eklemek isterseniz, Microsoft’ta 1.000’den fazla desen bulunur. Küçük resim koleksiyonu kayıtlı Word kullanıcıları içindir. Bu koleksiyonu Microsoft Office’in “Design Gallery Live” sayfasında bulabilirsiniz.

Microsoft ayrıca mektuplar, etiketler ve formlar için de ücretsiz şablonlar sunar. Bunlar Şablon Galerisi’nde yer alır. (Bazıları başka yazılım programları gerektirse de çoğu Word’de çalışır. Örneğin, proje yönetimi şablonları için Microsoft Project 2000 veya sonraki bir sürümü gerekir.)

Her birine ayrı ayrı adres yazmadan aynı mektubu birçok kişiye gönderin: Kimi zaman müşterilerinizin tümüne yönelik bir tanıtım yapmanız gerekebilir. Veya personelinizdeki bir değişikliği duyurmak isteyebilirsiniz. Bu iş gözünüze yıldırıcı görünebilir ama öyle olması gerekmez. Word’ün Adres Mektup Birleştirme aracı bu tür işleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Temelde, Word bir tablodaki adları ve adresleri kullanır. Söz konusu tablo Word’de, Microsoft Access’te ve hatta Microsoft Outlook’ta oluşturulabilir. Bunların tümü Microsoft Office’in parçasıdır.

Bunun planlama işinde çok yararlı olacağı açıktır. Büyük olasılıkla size bir veritabanı gerekir ve Access de bunun için iyi bir yoldur. Ancak, her şeyi Excel’e (yine Microsoft Office’in bir parçası) atmakla karşılaştırıldığında burada öğrenme eğrisi burada biraz daha diktir.

Bu işleme mektubunuzla başlayın. Aynı mektup herkese gönderildiğinden; fazla özelleştirme yapamazsınız. Mektubu yazarken, kişinin adresi ve selamlama bölümü için yer bırakmalısınız. Excel’i ayarlarken, kuşkusuz kişinin adına ve adresine gerek duyacaksınız. Ayrıca size bir de selamlama alanı gerekecek. Mektubu alacak kişilerden biri Can Etikan ise, selamlamanın Sevgili Can şeklinde olmasını isteyebilirsiniz. Dr. Can Etikan’la aranızda daha resmi bir ilişki varsa, selamlama Değerli Dr. Can Etikan şeklinde de olabilir. Bu nedenle, Selamlama sütunundaki adlar "Can" veya "Dr. Can Etikan" olabilir.

Daha sonra, mektubunuzu açın. Araçlar/Mektuplar ve Postalar/Adres Mektup Birleştir’i tıklatın. Ekranın sağ tarafındaki sihirbazın yönergelerini izleyin. Mektubunuzun alıcılarını seçmek için Excel’de, Outlook’ta veya başka bir veritabanında kişi listenize göz atın. Adres Mektup Birleştirme aracıyla, mektupların yanı sıra zarflara ve etiketlere de adres ekleyebilirsiniz. Bu hayatınızı epey kolaylaştırabilir.

Belgenin bir taslak olduğunu herkesin bilmesi için bir de filigran ekleyin:Çalışanlarınıza bir öneri dağıtıyorsanız, bunun yanlışlıkla son ürün olarak değerlendirilmesini istemezsiniz. Bundan kaçınmanın iyi bir yolu, "Taslak", "Gizli", "Örnek" veya bunlara benzer bir filigran kullanmaktır.

Filigran belgede açıkça görülebilir ancak yazının okunabilirliğine zarar vermez. Hatta bunu çeşitli renklerde de yapabilirsiniz. Filigran olarak bir resim de kullanabilirsiniz. Çiçekçi dükkanınızın olduğunu varsayalım. Yazdırdığınız tüm malzemelerde görünecek bir çiçek çizimi veya resmi kullanabilirsiniz. Şık olmaz mı?

Filigran kullanmak için, Biçim/Arka Plan/Basılı Filigran’ı tıklatın. Seçimlerinizi yapın ve Tamam’ı tıklatın. Düzenli olarak bir filigranı kullanmayı planlıyorsanız, şablon oluşturun.

Şıklıkla sinir bozuculuk arasında ince bir çizgi olduğunu unutmayın. İnsanlar filigran yüzünden belgeyi okumakta zorlanıyorsa, okumaktan vazgeçebilirler. "Yarı saydam" veya "silerek geç" seçeneğinin belirtilmiş olmasına özen gösterin.

Kişilerin belgeler üzerinde yaptığı değişiklikleri izleyin: Satış planı veya başka bir belge size geri döndürüldüğünde, başkalarının yaptığı değişiklikleri görmek zor olabilir. Word’ün bunları size göstermek için basit bir yöntemi vardır.

Word 2002/2003’e yönelik yönergeler şunlardır: Önce en yeni Word belgesini açın. Araçlar/Belgeleri Karşılaştır/Birleştir’i tıklatın. Özgün Word belgesine göz atın. Belgeyi vurgulamak için bir kez tıklatın. Sağ alt köşede, açılan kutuyu tıklatın ve "Geçerli belge ile birleştir" öğesini seçin. Word 97/2000 için: Araçlar’ı tıklatın. Değişiklikleri İzle seçeneğine gelin. Belge Karşılaştır’ı tıklatın. Özgün Word belgesini bulun ve vurgulamak için bir kez tıklatın. Aç’ı tıklatın.

Kimi zaman, belgenin geliştirilmesi o denli güç olur ki, bir anda nerede olduğumuzu bilmeyebiliriz. Böyle durumlarda önceki sürümlere bakmak işe yarar.

Word’de bunu yapmak kolaydır. Dosya * Sürümler’i tıklatın. "Kapanırken sürümü otomatik olarak kaydet"i seçin. Belgeyi her kapatışınızda, bulunduğu haliyle kaydedilecektir. Eski bir sürüme bakmak istediğinizde aynı yolu izleyin. Tüm sürümler kutuda listelenir. En yenisi en üstte yer alır. İstediğiniz sürümü vurgulayın ve Aç’ı tıklatın. "Kapatırken sürümü otomatik olarak kaydet" onay kutusundaki işareti temizleyerek bu "sürüm oluşturma" özelliğini kapatabilirsiniz. Diğer bir seçenek de tek tek sürümleri silmektir. Bunun için, atmak istediklerinizi vurgulayıp Sil’i tıklatmanız yeterli olur.

Görevlerinizin çoğunda kısayolları kullanın: Bazı görevlerde fare yerine klavye kullanarak daha hızlı çalışabiliyorum. Standart olanları büyük olasılıkla zaten biliyorsunuz: Kopyalamak için Ctrl+C, yapıştırmak için Ctrl+V, geri almak için Ctrl+Z, tümünü seçmek için Ctrl+A ve yazdırmak için Ctrl+P.

Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için Microsoft Türkiye’nin araştırmalarından derlenerek hazırlanmıştır.

www.microsoft.com