Küreselleşme sonucunda oluşan rekabet koşullları, bilgiye verilen önemi arttırırken, işletmeler daha detaylı bir bilgi ve raporlama sistemine ihtiyaç duyuyor. Bu akışı sağlıklı, doğru ve kapsamlı bir şekilde alabilen, bilgiyi doğru bir şekilde ve zamanında kullanabilen işletmeler rekabette üstünlük sağlıyor.
Ticari işletmelere yönelik yazılım çözümlerinin oluşması, bilgisayar kullanımının yaygınlaşması ve işletim sistemlerinin gelişmesiyle başladı. Geliştirilen bu çözümler, daha önce manuel yapılan işlerin son derece hızlı ve kolay yapılmasına olanak verdi. Gelişen teknoloji ve ticaret hayatındaki rekabet koşulları ise ticari yazılımlardaki beklentileri farklılaştırdı. Basit anlamda stok takibi yapıp fatura kesen programlar yerine, işletmenin ilgili departmanlarına daha fazla bilgi akışı sağlayan entegre yazılımlar geliştirildi. İşletmeler hızlı ve güvenilir veriye ihtiyaç duymaya başladılar. Ellerindeki veriyi en iyi şekilde işleyerek bunu avantaja çevirmek isteyen firmalar ticari yazılım seçiminde hassas davranıyorlar.
Örneğin büyüyen işletmeler, zamanla karmaşık bir yapı sergilediklerinden iç kontrol sisteminin önemi artıyor. Yöneticiler işletme faaliyetleri konusunda daha detaylı raporlar talep edeceklerinden, bu bilgilerin hızlı ve güvenilir bir şekilde sağlanması, diğer birimlerin de bu konuda katılımcı olmalarıyla mümkün olacak. Bu gibi nedenlerle, ticari yazılım tercihinde bulunurken tek başına karar vermek yerine, bu yazılımı kullanacak ve buradan elde edilen bilgilerden faydalanacak muhasebe, üretim, pazarlama, finans gibi birimlerin de fikirleri alınmalı. Sorunlar tespit edilmeli ve bu amaca uygun bir yazılım tercih edilmeli.
Yazılım Alırken Dikkat Edilecek Hususlar
Tercih edeceğiniz yazılım, işinizin büyümesine paralel olarak ileriki dönemlerde ortaya çıkabilecek kapasite ihtiyacınızı karşılamalı. Program gerek yasal mevzuat, gerekse diğer gelişmeler açısından güncellenebilir olmalı. Bu anlamda oluşacak değişiklikler, gerek kullanıcı gerekse üretici tarafından güncellenebilmeli. Örneğin KDV oranındaki bir değişikliğe kullanıcı müdahale ederken, kullanıcı sayısındaki bir değişikliğe üretici çözüm getirebilmeli. Öte yandan teknik destek hizmetleri yaygın olmalı. Sorun çıkması durumunda yazılımı üreten veya satan firmanın desteğinin devamlı olması önemlidir.
Yazılım kullanmanın belli bir maliyeti olduğundan verilecek kararlar da kritik bir değer taşıyor. Yanlış yapılan bir tercihin ödediğiniz paranın ve kurmaya çalıştığınız sistemin boşa gitmesi anlamına geleceğini düşünerek bir "Demo CD" incelemesi yapmak yararlı olacaktır. "Cimri" davranmak da tercih noktasında yanlış bir karar olabilir. Bunun yanında, faaliyet alanına uygun olacak yazılımlar tercih edilmeli. Üretim alanında faaliyet gösteren bir firmada, detaylı imalat raporu, ürün reçeteleri, üretim planı vb. bilgilere ihtiyaç duyulurken, başka faaliyetler için bu detaylara gerek olmayabilir.
Yazılım, kullanıcılara verilen yetkilerle sınırlı olmalı. Otokontrolun sağlanması açısından bilgiye ulaşmak isteyenler ancak kendilerine verilen yetkilerle işlem yapabilmeliler. Yazılım bu tür şifrelemelere olanak vermeli. Örneğin muhasebe departmanında çalışan bir personel yalnızca muhasebe işlemleri gerçekleştirebilirken, satış departmanında çalışan bir diğer personel yalnızca satış ile alakalı işlemlerle ilgili ekranlara erişebilmeli.
Raporlama aşamasında, firma ihtiyaçlarına uygun rapor alabilmeli. Birden fazla depo ve şube bulunduruyorsa bunları raporda ayrı ayrı görebilmeli, tek veri girişi ile birden fazla rapor alınabilmeli. Ayrıca döviz bazında rapor alabilmek de faydalı olacaktır.
Firmalarının işlemlerini, ticari sistemlerinin ürettiği güvenilir raporlarla kontrol eden yöneticiler, zamanında aldıkları kritik yönetim kararları ile firmalarını rekabette öne taşıyorlar. Özellikle dinamik verilerin anında takip edilebilmesini sağlayan çözümler başarı için anahtar nite-liği taşıyor. Çok şubeli yapılarda şubelerde yapılan işlemlerin merkezde birleştirilmesi ile ihtiyaçlar ve kârlılık analiz edilebiliyor. Bu sayede kârlılık ve hizmet kalitesi artıyor.
İşletmeler için büyük önem taşıyan bilgilerin risklere karşı korunmaları gerekiyor. Unutmayın, muhasebe hesaplarını ve bilgi arşivlerini kaybeden işletmeler bunun bedelini oldukça ağır ödüyorlar. Ancak bilgilerin periyodlar halinde yedeklenmesi, verilerin güvence altına alınmasını sağlayabilir.
Kaynak: KobiFinans Dergisi 11. Sayı
|
