Sunuşunuzu şekillendirmek için kendinizi dinleyicilerin yerine koyarak şu soruların cevaplarını bulmaya çalışın:
* Onlar için önemli olan ne?
* Benden ne istiyorlar?
* Benden öğrendikleri bilgi ile ne yapacaklar?
Püf Noktası
Sunuşunuzun gücü, sizin onu nasıl hazırladığınıza ve nasıl sunduğunuza bağlıdır. İlk aşama, fikirlerin toplanmasıdır. Sonra ana fikirlerinizi destekleyen hikaye, anekdot, fıkra veya tecrübelerinizi konuşmanızda nasıl kullanacağınıza karar vermelisiniz.
Zihin Haritaları Yöntemini Kullanın
Bu yöntemin mucidi ünlü hafıza uzmanı Tony Buzan’dır. Zihin haritaları yöntemi, gerekli konuşma hazırlığını yaptıktan sonra konuşmaya bir yapı kazandırmak amacıyla beynin serbest çağrışımlarından yararlanılarak yapılır. Bunun için bir kağıt, renkli kalemler ve yeterli bir zaman yaratın. Uygulamak için:
* Kağıdın ortasına, konuşmanıza temel olan ana temayı sembolize eden bir kelime veya şekil çizin.
* Ana kavramın anlaşılabilir olmasını sağlayacak tüm anahtar kelimeleri aklınıza geldiği şekliyle hatırlayın ve bir kelimeyle ifade edecek şekilde yazın.
* Şimdi de anahtar kelimelerinize yoğunlaşarak aklınıza gelebilecek ilintili maddeleri, örnekleri, anlatmak isteyebileceğiniz ayrıntıları vb. ayrı ayrı düşünün. Anahtar sözcük olarak yazdıklarınız size, bu aşamada düşündüklerinizi çağrıştıracaktır.
* Şu ana kadar yaptıklarınızı temize geçirin ve ana tema, anahtar sözcükler ve ilişkili çağrışımlarınızı birbiri ile ilişkilendirilmiş şekilde bağlayarak, beyin haritanızı şekillendirin. Bunun için renkli kalem, semboller kullanabilirsiniz.
* Bu işlemi yaparak aynı zamanda zihinsel hazırlığınızı da yapmış bulunursunuz. Hiçbir cümle yazmadığınız halde, zihin haritanız size konuşmada kullanabileceğiniz bir yapı ve sistem sunar.
Basit Cümlelerle Konuşun
* Konuşmalarınız ne kadar uzunsa mesajınızı o kadar iletmek güçleşecektir. Kullandığınız dolgu malzemeleri yemeğe katılan su gibidir, fazlası yemeği çoğaltabilir ancak tadını kesinlikle bozacaktır.
* Cümlelerinizin kısa olması dinleyicilerin anlamasını ve sizin anlattıklarınızı hatırlamasını kolaylaştıracaktır. Ne kadar uzun anlatırsanız, anlattıklarınız o kadar az hatırlanır. Dinleyicilerin, söylediklerinizi anlamak için yalnızca bir tek şansları vardır. İpin ucunu kaçırırlarsa, bir daha yakalayamayabilirler.
* Zihin haritanızdaki temel mesajlar netleştirilmelidir.
Bilinen En Eski Klasik Yapı
Ne anlamak istediğimizin, ne anlattığımızın ve dinleyicilerin ne anladığı arasındaki farkın en aza indirgemesinin iyi bir yapı ile gerçekleşeceğini biliyoruz. Bunun bir formülü olmasa bile bilinen en eski ve halen geçerli yapı 3 bölümden oluşuyor:
* Ne anlatacağını anlat (Giriş, sunuş; zamanın ortalama yüzde 15’ini oluşturmalıdır). Bu şekilde bir giriş, konuşmacının size ve konuya ısınmasını sağlar. Başlangıçta olumlu bir etki bırakmanız bütün sunuşunuzu etkileyecektir. Buna “mıknatıs etkisi” denir.
* Anlat (Açıklama; toplam sunuşunuzun yüzde 75’ini oluşturmalıdır.) Monoton bir sesle ders anlatır gibi konuşmayı sürdürmeniz, başta oluşan mıknatıs etkiyi öldürür. Katılımcıyı da içine alan soru, diyalog, örnek, görsel malzemelerin kullanımı, mizah, sesini yükseltip alçaltma ve vurgu öncesi duraklamaların yanı sıra beden dilinizi konuşturarak gerçekleştireceğiniz interaktif sunum harikalar yaratır.
* Ne anlattığını anlat (Sonuç bölümü; toplam sunuşunuzun yüzde 10’unu oluşturmalıdır.) Akılda kalan bir final ile bitirmeye “demlenme etkisi” diyoruz. Nerden nereye geldiğinizi ana fikrinizden yola çıkıp konu başlıklarını tekrar ederek duygulara ve akla seslenen bir kapanışla bitirmelisiniz. Bu yapının ustaca kullanılması sizi profesyonel bir konuşmacı yapacaktır. “Ne anlatacağını anlat” ve sonuç olarak “Ne anlattığını anlat” bölümlerini en son hazırlamalısınız. Tabii bundan sonra da bu sunuşa bir isim koyabilirsiniz.
Etkili Bir Yapı “ Kibarlıkla” Desteklenmelidir
Normal koşullarda bir insanın dikkati 20 dakika canlı tutulabilirken, sunumlar için 45-50 dakika zaman ayrılır. Hazırlık aşamasında size rehberlik edecek en önemli plan kibar çerçevesine oturtulmalıdır.
* Kısa tut.
* İlgi uyandır.
* Basitleştir.
* Aksiyonu koru.
* Reklam yapma.
Kısa tut: İnsanlar ancak kısa konuşmalar konsantre olabilirler. Uzun konuşmalarda dikkati uzun süre koruyamazlar. Bu nedenle hikaye gibi arada anlatılan şeyler, dinleyicileri konunun içine çeker ve anılar, imajlar kullanılarak olayın içinde tutulurlar. Kısa ve basit bir mesaj bu şekilde anlatılarak çok büyük bir etki oluşturabilir.
İlgi uyandır: Dinleyiciler çok sabırlı olmaz. Kendilerini oraya ait hissedip hissetmediklerine veya dinleyip dinlemeyeceklerine hemen kara verirler. Eğer başta dikkatlerini çekmezseniz bunu sonra gerçekleştirmeniz çok zor olacaktır.
Basitleştir: Konuyu sizin kadar iyi bilen bir dinleyici grubuna hitap etseniz bile, basit cümleler kurmalısınız. Burada, ne kadar bildiğinizi göstermek yerine gelenlerin ihtiyaç duyduğu bilgileri anlayabileceği şekilde aktarmanız esastır.
Aksiyonu koru: Konuşmanızın detayları tarafınızdan çok iyi bilinse de süreç dinleyici için sürpriz kalmalı. Başta dinleyicinin ilgisini uyandırmış olmanız yetmez; sesinizi vücut dilinizi kullanarak çarpıcı görsel malzemelerden yararlanıp soru sorarak dinleyiciyi canlı tutmalısınız.
Reklam yapmadan eyleme geçir: Bu sunumdaki amaç sadece bilgi transferi değil, önceden belirlenen amaçlar doğrultusunda katılımcıyı eyleme geçirmektir. Bunu sözlü yapıyor olmanızdan kimse hoşlanmayacaktır. ‘Artık bundan sonra benim gibi düşüneceğinizden eminim.’ gibi bir bitiriş, kötü bir satış tekniğidir. Sunumunuza katılanların memnuniyeti zaten bu sonucu sağlayacaktır.
Kaynak: Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için, Adil Maviş’in "Söz Söyleme ve İnsanları Etkileme Sanatı” adlı kitabından derlenmiştir.
