Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içeren ve görsellikle bütünleşen sunumlar, zor olduğu kadar, başarının önemli anahtarlarından biridir. Bu yüzden, sözel ve görsel etkileşim oldukça önemlidir. Yeni ürün veya hizmet tanıtımları, yönetim teknikleri, bilgi ve beceri geliştirme eğitimleri gibi türlere ayrılabilen sunumlarda, etki yaratabilmek için, sözel ve yazılı ifade, anlamlı beden dili ve teknolojik görsel-işitsel araçlarının desteği kritik değer taşıyor. Ayrıca izleyicileri öz güvenli, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek de gerekir. Sunumlar, hazırlık, sunuş ve özetleme olmak üzere, 3 aşamalı bir çalışma sonucu ortaya çıkar. Peki, ama nasıl? Şimdi onlara bakalım:
Önce Zihninizde Tasarlayın
Sunumu yapmaktaki amacınız nedir? Satış personelinizi yeni bir ürün konusunda eğitmek mi istiyorsunuz? Borsa hissedarlarına fiyat dalgalanmaları hakkında bilgi vermek mi? Yoksa bir amaç için gönüllü toplamak mı istiyorsunuz? İzleyicinin içinde daha fazla bilgi almak arzusu yaratan kısa ve basit bir sunum mu, yoksa, örneğin, bir görevin nasıl yapılacağını açıklayan, kapsamlı ve daha uzun süreli bir sunum mu gerekiyor? Sunumu nerede ve nasıl izleteceksiniz? Kullanacağınız odayı gözden geçirin. Kaç kişinin izlemesini bekliyorsunuz? İzleyicilere ne tür belgeler vermeniz gerekiyor? Bu gibi soruları kendinize sorarak başlamanız, parçaları birleştirirken doğru seçimleri yapmanızı kolaylaştıracaktır.
Sunum Yöntemi
Sunumlar kısa bir girişle başlayıp, gelişme ile devam eder ve kapanış/sonuçla biter. Girişte katılımcılara “Hoş geldiniz” mesajıyla başlayıp kendinizi tanıtın; konunuzu, amacınızı, sunumunuzun ana hatlarını belirtin ve sorgulayacağınız konularla ilgili ipucu verin. Gelişme bölümünde, örneklerle konunuzu güçlendirin. Sonuç bölümünde sunumun ana hatlarını/ başlıkları tekrar kısaca özetleyip, katılımcıları dikkatle izleyerek, etkin katılımları için teşekkürlerinizi sunun ve onlardan gelen soruları yanıtlayın. Katılımı canlı tutmak açısından, ana bölümler sonunda da soruları alarak, bunları yanıtlayabilir ve kendi sorularınızı sorabilirsiniz.
Sunumunuzu Planlayın
Sunumlarınızı dikkatli planlamanız, katılımcılara sunmak istediğiniz bilgiyi onlarla anlamlı ve etkin paylaşımınızı ve mesajınızın doğru algılanmasını sağlayacaktır. İyi planlama, aynı zamanda sunum sırasında öz güveninizi de arttıracaktır. Bir sunumun hazırlanması pek çok aşama gerektirir.
* Sunumun analizini yapın.
* Verileri toplayarak düzenleyin.
* Sunumun planını çıkarın.
* Konuyla ilgili metinleri yazın.
* Yazdığınız metinleri konuşmaya dökün.
* Sunuşu prova edin.
Dinleyiciyi Önceden Analiz Edin
Sunuş sırasında dinleyici konuşmacıya sözlü ya da sözsüz bilgiler verir. Sizi anlayıp anlamadığını kaş, göz, el, kol hareketleri ya da sözlü itiraz ya da katılımıyla ifade eder. Onları ikna etmek ve doyurmak zorunda olduğunuzu unutmayın. Bunun için dinleyiciyi iyi analiz etmeniz gerekir. Dinleyiciyi analiz ederken dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır:
* Gelecek insan sayısı ve isimler
* Gelecek insanların konumları (hitaplar)
* Temsil edilen bölümler
* Yönetici sayısı
* Katılımcıların cinsiyeti
* Yaş ortalamaları
* Karar alma gücüne sahip insan sayısı
* Sunuşun konusuna ilgi duyanların sayısı ve duymayanların sayısı
Konuşmacının Hazırlanması
Konuşmaya hazırlanırken aşağıdaki unsurlara dikkat etmelisiniz:
* Vücut dilinizi oluşturan mimik ve el, kol hareketlerinizi izleyebilmeniz için, ayna önünde prova yapın.
* Provaya zaman ayırıp özen göstermeniz, zayıf olabilecek yönlerinizi geliştirmenize yardımcı olacak, sunumda zamanlamanızı belirleyecek ve konuya özel terminolojinin doğru telaffuzunu sağlayacaktır.
* Görünüşün ve kıyafetinizin, izleyicilerinize duyduğunuz saygının göstergesi olduğunu unutmayın. Kıyafetinizin, konunun ve sizin önünüze geçmemesi yerinde bir seçim olacaktır.
* Slaytlarınızı, sunum sırasında akıcılığı sağlamak açısından numaralayın.
* Sunumda kesintisiz akışı sağlayacak yazılı planınızı görebileceğiniz bir yerde tutun.
Sunum Anında Dikkat Edilmesi Gerekenler
* Konuşmanızın düzenli bir akışı ve kurgusu olmalı.
* Konuşmaya başlarken, mutlaka adınızı, soyadınızı ve konumunuzu belirtmelisiniz.
* Dinleyicileriniz ile göz temasında bulunun ve beden dilinize dikkat edin.
* Her bölüm başlığının yeterince açıklayıcı olmasına dikkat edin.
* Görsel malzemelerinizle sözlü anlatımınız arasında denge olmasına dikkat edin. Konuşmanız süresince görsel malzemelerinize işaret edin.
* Sesinizin vurgularında ve tonlamada, önem ve tekrarlama için içeriğe uygun değişiklikler yapın.
* Zamanınızı iyi kullanın.
Kaynak : Bu yazı, Kolay İletişim tarafından, KobiFinans için derlenmiştir.
