Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin, kısaca KOBİ’lerin mutlak büyüklükleri, ülkeden ülkeye veya aynı ülke içinde, yöreden yöreye değişir. Birçok Avrupa ülkesindeki işletmelerin yüzde doksanı KOBİ olarak tasnif edilmektedir. Bununla birlikte, içinde bulundukları çevreye göre değerlendirildiğinde KOBİ, netice itibariyle bir KOBİ’dir. Bu ifadenin yönetim bilimi açısından, özel bir anlamı vardır.
O da şudur: Küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde fonksiyonel iş bölümü zayıftır. KOBİ’ler yapılan üretimin teknolojisi hakkında ciddi bir bilgi birikimine sahip olmakla birlikte, genel işletmecilik teknikleri hakkında daha kısıtlı bilgiye sahiptir. Bu bir eksikliktir. Bu yazıda KOBİ’lerin bu noksanlarını gidermede işe yaracak önemli bilgiler verilecektir. Küçük veya orta boy bir işletmede asgariden üç fonksiyon vardır. Bu fonksiyonlar bağımsız bölümler halinde örgütlenmemiş olabilir. Bu durum o fonksiyonların var olmadığı anlamına gelmez.
Bunlar, sırasıyla:
1.Üretim, 2. Pazarlama ve 3. Finansman’dır. Bu üç fonksiyondan da katma değer yaratılabilir.
Yani, para kazanılır. Bir KOBİ’yi, sadece üretim bilgisiyle yönetmeye çalışmak, en azından pazarlama ve finansmandan doğabilecek karlardan mahrum kalmaktır. Daha vahimi, o fonksiyonlardaki aksaklıklardan dolayı, işletmenin ciddi zararlara uğraması ihtimali yükselmiş olur. Unutulmasın! Gerçeğin varlığı, bizim onun farkında olup olmamamıza tâbi değildir.
KOBİ’lerde pazarlama, başlı başına ele alınması gereken yaşamsal derecede önemli bir konudur. Onu bir tarafa bırakıp, bu yazıda sadece, muhasebe ve finansman fonksiyonu üzerinde duracağım. Muhasebe ve finansman, büyük işletmelerde iki ayrı fonksiyondur. Dolayısıyla iki departman halinde teşkilatlandırılma yapılır. Küçük ve orta işletmelerde ise bu iki fonksiyon, maliyet yani ekonomik şartlar yüzünden tek bir bölüm alarak örgütlenebilir.
Muhasebe Nedir?
Kavramsal ve kuramsal tanımıyla muhasebe, bir ölçme disiplinidir. Muhasebenin daha çok bilinen işlevi ise yasal veya işletme açısından gerekli kayıtları tutmaktır. Esasen doğru dürüst kayıt tutulmadan, ölçme yapılamaz. Muhasebe fonksiyonunun, işletmenin yönetim sistemindeki rolü ‘kontrol’dür. ‘Muhasebeci, işletmenin kontrolörüdür.’ Muhasebecinin gerekli kontrolleri yapabilmesi için de hem ölçme yöntemlerini bilmesi, hem de kayıt tutması gereklidir.
Muhasebenin ölçmeye çalıştığı şeyler iki başlık altında toplanır. Birinci gruba ‘akım hesapları’ denir. Bunlar bilinen deyişiyle gelir ve gider kalemleridir. Akım hesaplarının sonucu, aylık ve yıllık ‘Kâr-Zarar Cetveli’nde (veya Gelir Tablosu’nda) yer alır. Ölçülen şeylerin ikinci grubu ise iktisatçıların sevdiği tabirle ‘stok hesapları’nda yer alan kalemlerdir. Bunlar işletmenin ‘varlıkları’ ile ‘borçları’nın kümülatif sonuçlarından oluşur.
Bu hesapların kümülatif net bakiyelerinin yazıldığı tabloya da ‘Bilanço’ denir. Bilanço bir denkliktir. Bu denklikten, ‘bilanço denklemi’ çıkar. Bu denklem, ‘varlıklar eksi borçlar eşittir sermaye’ şeklinde ifade edilir. Yılbaşı sermaye rakamı ile yıl sonu sermaye rakamı arasındaki fark yıllık ‘kar’a eşittir. (Sermaye hesaplarının kendi içinde yer alan artış, azalışları hariç olmak üzere) Bilanço’dan elde edilen kar rakamı ile Gelir Tablo’sundan çıkartılan kâr rakamının birbirini tahkik etmesi gerekir. Muhasebede ‘bilanço tutturmak’ diye geçen tâbir, K/Z cetveli bakiyesinin bilançoya yerleştirilmesiyle denkliğin sağlanmasıdır. Muhasebede çift taraflı (muzaaf-double entry) kayıt tutma sistemi, insan aklının en önemli icatlarından biridir. Bu icadı kullanmamak, bir işletme sahibi için gaflettir.
Yukarıda verilen bilgilerden çıkarılması gereken dersler şunlardır:
- Her KOBİ’nin, ne kadar küçük olursa olsun, bağımsız ve yetkili bir muhasebecisi yani kontrolörü olması gerekir.
- İşletme, patron değildir. İşletmenin kasasıyla, patronun cebi ayrıdır.
- KOBİ patronunun bildiği ama muhasebecinin haberinin olmadığı hiçbir alım, satım veya işlem yapılamaz, hiçbir ödeme sözü verilemez.
- Muhasebeci, patron dahil herkesin yaptığı sarfiyatı kontrol edebilmeli, yani herkesten hesap sorabilmelidir.
Muhasebeci, üretimle ilgili her türlü fiziki bilgiye sahip olmalıdır. Mamul reçetesi, işçilik adam saatleri veya birim üretim için enerji kullanımı dahil üretim süreçleriyle ilgili maliyet unsurlarını ezbere söyleyebilmelidir.
- Şirkette tek bir muhasebe olmalıdır. El defteri, ece ajandası, dosya kapakları, not kağıtları veya hafızaya kaydetme gibi ‘ek kayıt sistemleri’ yaşatılmamalıdır.
- Hazırlanan her ‘Gelir Tablosu’ ile birlikte bir de ‘Bilanço’ çıkartılmalıdır. Bilançoya bağlanmayan hiçbir Kâr/Zarar hesabının doğruluğundan emin olunamaz.
Finansman Nedir?
Finansman ‘parasını bulmak’ demektir. Bedava para yoktur. Bulunan her paranın bir maliyeti vardır. Ama, pahalı veya ucuz para vardır. İlk hesaplara göre, karlı duran bir iş, pahalı para ile yapılırsa kurtarmayabilir. Paranın maliyeti arttıkça, bazı işler (yatırımlar) kardan zarara döner. Büyüme yani işlere ve yatırımlara girme kararları para maliyetine göre verilir. Bizatihi, soyut olarak, karlı veya zararlı iş yoktur. Kârlılık para maliyetinden bağımsız düşünülemez.
Finansmancı, kaça olursa olsun para bulan kişi değildir. İşi kurtaracak maliyet ve riziko limitleri içinde parayı bulabilen kişidir. Finansman, parasını bulmaktır ama zamanında bulmaktır. Zamanında bulunamayan para işe yaramaz. Dolayısıyla, finansmancı, parayı zamanında bulan kişidir. Bu sürecinin en önemli aleti ‘nakit akımı planlamasıdır’. İşletmede her sürecin, her projenin, her yatırımın, her yeni kampanyanın parası ayrı ayrı hesaplanmalı, ayrı projelendirilmeli, farklı finansman modelleriyle bulunmalıdır. Stok veya alacak finansmanı için bulunan parayla yatırım yapılmaz. Finansmanda ‘yavuz-havuz’ yöntemi geçerli değildir.
İşletme yönetiminde yapılan tüm hatalar, (yanlış yatırım, yanlış fiyatlandırma, yanlış stok politikası, yanlış vadelendirme, maliyete ve terminlere hakim olamama, israf ve hırsızlık) kendini ‘nakit sıkışıklığı’ şeklinde belli eder. İşletmelerde parasızlık veya para sıkışıklığı denilen hastalık, kendi kendine doğmuş ve kendi başına halledilebilecek bir soyut sorun değildir. Eğer bir işletmede parasızlık varsa, işletmenin tamamı ve tüm süreçleri ele alınmalıdır.
En çok karşılaşılan şikayet türü ‘işletme sermayesi yetersizliği’dir. Bu kocaman bir yalandan başka birşey değildir. İşletme sermayesi yetersizliği, karsızlığın kamufle edilmiş adıdır. Her kârlı iş, kendi işletme sermayesini kendisi yaratır. Sürekli işletme sermayesi sıkıntısı çeken firmaya para verilmez. Verdikçe daha çok para batırır. Çünkü orada kan kaybı vardır. Çare, yöneticileri veya yönetim biçimini veya patronun zihniyetini değiştirmektir.
Kaynak: KobiFinans Dergisi 3. sayı
|
